HÅLLBART ARBETSLIV
Fokustid - en rättighet som kräver förberedelse
Att få jobba fokuserat och ostört är en rättighet för varje människa – men det är ingen självklarhet. Inför våra kurser låter vi alltid deltagarna svara på en förstudie, där de bland annat får beskriva hur de disponerar sin tid, hur mycket mejl och chatt de hanterar, hur stressade de känner sig och vilka tidstjuvar som stör dem mest.
Ett återkommande mönster är att våra deltagare sällan får jobba ostört och fokuserat. På de flesta arbetsplatser upplever man att man blir störd eller avbruten minst tre gånger i timmen. Räknar man in att det kan ta upp till 20 minuter att komma tillbaka till samma produktionstakt som innan avbrottet, förstår man snabbt vilket stort problem det faktiskt är.
I vår undersökning för 2025 minskade den upplevda arbetstiden med 26 minuter samtidigt som stressen ökade – och fokustiden minskade med 20 minuter. Mycket tyder alltså på att fokustiden har en direkt inverkan på hur vi mår.
Fokustid är inget man "får" - det är något man måste planera och förbereda
Att skriva in fokustid i kalendern räcker inte i sig. Det krävs en aktiv arbetsinsats för att den tiden verkligen ska bli produktiv. När vi besöker deltagare ute i verksamheterna möts vi ofta av kalendrar som är fullbokade från tidig morgon till sen eftermiddag, ibland med flera möten som till och med krockar. Det finns då varken utrymme för fokustid eller för att förflytta sig mellan möten. Hur gärna vi än vill är detta arbetssätt varken hållbart eller genomförbart i längden.
LUFT - en förutsättning för fokus
När möten ligger tätt inpå varandra är det inte bara ett problem när man fysiskt behöver förflytta sig mellan lokaler – det är minst lika mycket ett problem att mentalt förflytta sig från ett sammanhang till ett annat.
Begreppet attention residue, på svenska uppmärksamhetsrester, myntades av Dr. Sophie Leroy, professor i organisation och ledarskap vid University of Washington.
Uppmärksamhetsrester
Uppmärksamhetsrester innebär att en del av vår kognitiva uppmärksamhet stannar kvar vid en tidigare uppgift när vi växlar till en ny. Hjärnan gillar inte oavslutade saker. När vi abrupt avbryter det vi håller på med – för att svara på mejl, kolla en notis, byta projekt eller lämna ett möte i förtid – skapar hjärnan omedvetet en ”att göra-länk” till det vi lämnade ofärdigt. Resultatet blir att vår mentala kapacitet delas: vi är formellt närvarande i den nya uppgiften , men en del av hjärnan bearbetar fortfarande den gamla.
Detta tillstånd kallas ibland attention deficit trait – en tillfälligt försämrad förmåga att fokusera, lösa problem och tänka djupt. Hjärnan är designad för att hålla koll på oavslutade mål, så att vi inte glömmer bort viktiga saker. Den vill säkerställa att vi återanvänder och slutför det vi påbörjat. Uppmärksamhetsrester fungerar med andra ord som en inbyggd varningssignal – ett tecken på var gränsen går för vår mentala multitasking. Hjärnan talar helt enkelt om att den inte klarar av att hantera flera komplexa fokusområden samtidigt på ett effektivt sätt.
Med en kalender där möten ligger tätt inpå varandra är risken stor att vi bär med oss uppmärksamhetsrester in i nästa möte – och därmed inte presterar på topp. Just därför är det så viktigt att skapa luft mellan mötena och avsätta tid för fokusarbete och förberedelser inför kommande möten.
Åtgärder - skapa luft mellan möten
Oavsett om ett möte är fysiskt eller digitalt behöver vi luft mellan mötena, för att ge oss själva en rimlig chans att mentalt ställa om och göra oss av med uppmärksamhetsrester. I Outlook finns en inställning som automatiskt kortar ner bokningar på en timme eller mer med tio minuter (går att justera), just för att ge dig och dina kollegor den chansen. Men det finns fler saker man kan göra.
Vid mötets slut:
- Summera de beslut som fattats.
- Förtydliga nästa steg – vem gör vad och inom vilka tidsramar.
- När allt är tydligt: släpp och stäng mötet mentalt, inte bara kalendern.
Se sedan till att få luft innan du går in i nästa möte. Den pausen minskar stress och ökar chansen till fokus, vilket i sin tur leder till bättre beslut, bättre samspel och starkare tillit i mötena.
Vid nästa mötes start:
- Klargör mötets mål och syfte.
- Fundera på vad just du ska bidra med.
- Var närvarande, med en positiv inställning.
Fokustid - något du måste förbereda
Det första steget är förstås att se till att det finns tid avsatt i kalendern för fokusarbete. Om du använder Outlook kan AI hjälpa ditt med detta: berätta hur mycket tid du vill ha och när på dagen (förmiddag eller eftermiddag), så bokar AI in fokustid i din kalender 14 dagar framåt.
Men att boka tiden räcker inte – vi måste också förbereda oss inför den. Jämför gärna med TV-kockar. Du ser aldrig en kock leta efter verktyg eller ingredienser mitt i en sändning. Allt är förberett i förväg – recept är valt, redskap framplockade, grönsaker hackade och ugnen förvärrad.
Det kallas mise en place, och samma princip gäller för fokusarbete.
Innan fokustiden inleds behöver du bestämma:
- Vilken uppgift ska jag jobba med?
- Vilket underlag behöver jag samla in i förväg?
- Behöver jag prata med någon innan jag börjar?
- Vilka förutsättningar har jag?
- När ska uppgiften vara klar?
Nästa steg är att anpassa miljön runt dig:
- Hitta en plats där du kan sitta ostörd.
- Signalera tydligt att du inte vill bli störd – stäng dörren, sätt på hörlurarna.
- Berätta när du är tillgänglig igen. Ett tips – sätt upp en skylt där du anger när du är tillbaka, och låt den som söker dig skriva upp sitt namn så att du kan höra av dig direkt när du är åter.
För att minska antalet störningar:
- Stäng av aviseringar på dator och telefon (eller använd flygplansläge).
- Stäng ner program du inte behöver just nu.
- Plocka bort saker som kan distrahera – tidningar, andra dokument eller påminnelser om uppgifter som väntar.
Fokustid är inte du bara får – det är något du aktivt måste ta dig och förbereda.
