INTERVJU & KUNDCASE
Så har Huddinge kommun stärkt sina ledare och medarbetare i över tio år
Från stress och överfulla inkorgar till hållbara arbetssätt, bättre struktur och mer tid för ledarskap
I över tio år har Huddinge kommun samarbetat med Petra Brask & Partners för att stärka chefer och medarbetare inom personlig effektivitet, struktur, prioritering och hållbart arbetsliv.
Genom föreläsningar, utbildningar, coachning och digitalt lärande har tusentals medarbetare fått konkreta verktyg för att hantera en alltmer komplex arbetsvardag. Men varför har samarbetet blivit så långvarigt?
Vi frågade Torunn Svensson-Hällqvist, HR-strateg på Huddinge kommun.
Ett viktigt komplement till ledarskapsutbildningarna
Huddinge kommun har under många år arbetat systematiskt med ledarutveckling. Men Torunn menar att det fanns en pusselbit som ofta saknades.
– Våra ledarskapsprogram handlar mycket om hur man leder andra människor, utvecklar medarbetarskap och bygger goda relationer. Men väldigt få utbildningar tar upp chefens egen vardag. Hur får jag tiden att räcka till? Hur hanterar jag informationsflödet? Hur skapar jag struktur när kalendern redan är full?
– Där blev Petra Brask & Partners ett perfekt komplement. Effektivitetsutbildningen hjälper våra chefer att skapa förutsättningar för att faktiskt kunna utöva sitt ledarskap.
Väldigt få utbildningar tar upp chefens egen vardag. Hur får jag tiden att räcka till? Hur hanterar jag informationsflödet? Hur skapar jag struktur när kalendern redan är full? Där blev Petra Brask och Partners ett perfekt komplement.
En utbildning som förändrade det egna arbetssättet
Torunn gick själv utbildningen när samarbetet inleddes för drygt tio år sedan.
– Jag minns att det blev en verklig aha-upplevelse. Jag upplevde precis som många andra att det kom mejl från alla håll samtidigt. Jag hade många bollar i luften och en ständig känsla av att försöka hålla koll på allt.
Det som gjorde störst skillnad var inte att arbetsbelastningen minskade.
– Inflödet fortsatte ju som vanligt. Skillnaden var att jag lärde mig hantera det på ett annat sätt.
Hon började strukturera mejlen i olika kategorier utifrån sina ansvarsområden, boka in fokustid för viktiga arbetsuppgifter och samla liknande uppgifter i större arbetsblock.
– Det gav mig en helt annan överblick. Framför allt minskade stressen. Jag slutade känna att jag behövde reagera på varje nytt mejl direkt.
Tio år senare använder hon fortfarande samma metoder
Det mest talande kanske är att arbetssätten fortfarande används.
– Ja, jag arbetar fortfarande på i princip samma sätt idag som jag lärde mig då. Det säger en hel del om värdet.
Även efter tio års samarbete fortsätter Torunn att hitta nya insikter. Under den senaste Ledarskapsdagen fick hon bland annat inspiration kring hur att-göra-listor, Outlook och AI kan samspela för att skapa ännu bättre struktur i vardagen.
– Det fina är att grunderna fortfarande håller, samtidigt som innehållet utvecklas i takt med att arbetslivet och tekniken förändras.
Ringar på vattnet i hela organisationen
Utbildningarna har genomförts för medarbetare från hela kommunens verksamhet, oavsett roll och yrkesgrupp
– Så fort Petra och hennes kollegor kommer till oss skapas ringar på vattnet. Deltagarna pratar med varandra och fler vill gå utbildningen.
Torunn tror att det beror på att innehållet är direkt användbart.
– Det handlar om verkliga utmaningar som människor möter varje dag. Man går därifrån med konkreta verktyg som går att använda direkt.
Mer än tidshantering - en förutsättning för hållbart ledarskap
Enligt Torunn handlar utbildningarna om mycket mer än kalenderhantering och struktur.
– För mig är det här en viktig del av ett hållbart ledarskap. Om du ständigt känner dig överbelastad är det svårt att vara närvarande, fatta bra beslut och skapa förutsättningar för andra.
– När man får bättre struktur blir det också lättare att delegera, prioritera och fokusera på det som faktiskt skapar värde.
Fokus på de verktyg man redan har
En annan styrka är att utbildningarna utgår från verktyg som redan finns i organisationen.
– Det handlar inte om att köpa ännu ett system eller införa ytterligare en plattform. Tvärtom.
– Petra Brask & Partners visar hur vi kan använda de verktyg vi redan arbetar i, som Outlook, Teams, OneNote och numera även AI, på ett smartare sätt.
Genom att arbeta i sina egna verktyg under utbildningen skapas strukturer och rutiner som kan användas redan samma dag. Det gör att tröskeln blir låg och nyttan hög.
– Deltagarna kan börja använda det de lär sig direkt när de kommer tillbaka till jobbet.
Ai - nästa naturliga steg
På senare år har AI blivit ett återkommande inslag i utbildningarna.
För Torunn blev det ett nytt sätt att se på tekniken.
– Många är fortfarande osäkra på AI och undrar om det är fusk att använda det. Men Petra beskrev det på ett sätt som verkligen fastnade hos mig.
– Vi accepterar ju både miniräknare och tvättmaskiner som hjälpmedel. AI är egentligen samma sak. Ett verktyg som kan avlasta oss och frigöra tid för sådant som människor gör bäst.
Ett arbetssätt - inte en trend
När Torunn får frågan varför samarbetet har fortsatt i över ett decennium kommer svaret snabbt.
– Det här är ingen trend.
– Många saker kommer och går i arbetslivet. Men det här handlar om ett grundläggande arbetssätt för att hantera dagens arbetsvardag.
Hon beskriver det som en hygienfaktor snarare än en tillfällig satsning.
– Om jag skulle rekommendera en utbildningsinsats som hjälper människor i vardagen, då skulle det vara den här typen av utbildning. Den skapar struktur, minskar stress och frigör tid till det som verkligen är viktigt.
Om jag skulle rekommendera en utbildningsinsats som hjälper människor i vardagen, då skulle det vara den här typen av utbildning. Den skapar struktur, minskar stress och frigör tid till det som verkligen är viktigt.
Om du skulle ge ett råd till en HR-chef eller ledare som funderar på att ta in den här typen av utbildning, vad skulle du säga?
”Gör det! Det handlar inte om att springa fortare. Det handlar om att lära sig att planera och strukturera smartare. För våra chefer och medarbetare har det blivit en viktig förutsättning för att kunna arbeta hållbart och samtidigt vara närvarande i sina uppdrag.”
Torunn Svensson-Hällqvist
HR-strateg, Huddinge kommun
