”Vad är det med er svenskar som gör att ni måste ha möten hela tiden? Ni måste ju inneha något slags världsrekord?” Jag står vid kaffeautomaten med några av deltagarna i en av pauserna under effektivitetsutbildningen. Mannen som reflekterar över den svenska möteskulturen är från vårt grannland Finland och han får snabbt medhåll från sina europeiska kollegor. ”In Sweden you must have this tender, loving feeling…” säger en annan deltagare och det är rätt tydligt vad han tycker om svenskar i möten. ”En helt vanlig dag på jobbet.” Tänker jag och instämmer helt i att vi behöver göra en mötesrevolution i Sverige men jag tycker också att möten får oförtjänt dåligt kritik. Det är som att det är en stor sten som är helt OK för alla att sparka på. Men jag vet precis hur jag ska bemöta deltagarna. Vänta bara.

Den här veckan har jag fått kombinera skrivtid på boken med möten och utbildningar. Det är inte optimalt, men det är som vanligt högsäsong på utbildningsfronten innan semestrarna tar vid. Jag har träffat professorer, ingenjörer och människor från alla jordens hörn. De har alla gemensamt att de lider av brist på tid och tittar jag i deras kalendrar så är i genomsnitt en tredjedel av dagen fylld med möten. När jag tar dem på pulsen om viktighetsgraden på alla dessa möten, så ser vi snabbt att de upplever hälften av tiden som bortkastad. Det är inget unikt för veckans deltagare. I mitt värv att hjälpa organisationer och människor med att identifiera tids- och energitjuvar i vardagen är möten en återkommande bov.

Vi behöver vässa den svenska möteskulturen. Det är inte möten i sig vi vill komma bort ifrån, det är snarare att se till att vi har mer meningsfulla möten och att de som sker av slentrian ifrågasätts och rensas bort. Våra deltagare drunknar i möten som är oförberedda, saknar syfte och som är ostrukturerade. Dagligen sker möten som istället för att lösa frågor, skapar frustration hos mötesdeltagarna. Man berättar om för många och för långa möten med information som inte är av allmänintresse. Om hur man löser enskilda detaljfrågor i stora forum under rubriken ”nu går vi laget runt”.

Vi fastnar lätt i gamla vanor eller ovanor som vi glömmer att stanna upp och ifrågasätta. Ta det klassiska måndagsmötet. Måste varje vecka verkligen börja så? Måste mötet alltid ske i samma gamla konferensrum eller kan det tillföra något att förlägga det någon annanstans, till exempel i köket, ett museum, ett kafé. Nya miljöer föder nya tankar.

Vi gör som vi alltid har gjort kombinerat med en brist på konsekvenser. Vad händer om vi inte är där i tid? Eller slutar i tid? Vad händer om vi inte håller oss till ämnet och fattar de beslut som ska fattas? Många möten börjar med att mala ett protokoll från förra mötet, som man nyss fått i handen. Man tuggar historia på bästa delen av mötet, när hjärnorna i rummet fortfarande har syre, istället för att fokusera på framtiden och ta upp det som är viktigast och mest värdeskapande först.

När vi sätter oss ner på stora långmöten så sätter sig hjärnan också ner. På Stanfords Universitet gjordes nyligen en studie där man såg att tre fjärdedelar av mötesdeltagarna kom upp med 60% fler idéer när de hade gående möten än när de satt ner. Att promenera ökar det divergenta tänkandet, vilket är en avgörande ingrediens för att kreativiteten ska flöda. Så om man ska brainstorma och komma upp med en uppsjö av nya idéer är gående möten perfekt. Men uppgifter som kräver konvergent tänkande, dvs komma fram till ett beslut, uppnå konsensus eller hitta den bästa lösningen på ett problem så visar samma studie att gående möten är direkt dåliga för den typen av tänkande.