Struktur kan låta tråkigt och okreativt. Men för att arbeta kreativt behövs både disciplin och struktur. Det kan tyckas märkligt när kreativitet handlar om att tänka fritt. Jag minns när barnen var små och vi flyttade ut till skärgården utanför Stockholm. Våra närmaste grannar var en familj med barn i samma åldrar som våra. Mannen i grannfamiljen lös upp som en 100-wattslampa när han fick reda på att jag är effektivitetskonsult. ”Perfekt! Min fru är nämligen journalist och har ett hemmakontor som är i stort behov av struktur.” Under åren när jag lärde känna detta par förstod jag att den här mannen sällan överdrev. Det gjorde han inte heller när det gällde behovet av insatser på fruns kontor.

Hur skapar du en smidig struktur på din arbetsplats? Oavsett om det är hemma eller på jobbet? Är det dags att bygga en ny tillvaro, där dina kreativa tankar, dina åtaganden och arbetsuppgifter inte bara får en bestämd plats utan också gott om utrymme?

Din hjärna ska bli stimulerad när den kommer till arbetsplatsen, inte deprimerad och tänka ”Herregud, hur ska jag orka med det här?”. Föreställ dig att du är en Mästerkock som ska laga en gourmetmiddag. Har du knivarna slipade? Finns det färska kryddor hemma? Är köksbänken ren?

Ett kök är ett bra exempel på en ordning som fungerar och som är liknande i olika kulturer. Vi kan åka hem till varandra i de flesta städer och snabbt slänga ihop en kopp kaffe i någon annans kök. Åker du däremot runt på kontor i världen, kan förvaringssystemen vara lika olika som antalet människor.

Fråga Melker Andersson, Leif Mannerström eller Gordon Ramsay, vad som är viktigt för ett fungerande kök? Ordning och reda. Det är en dödssynd att låta allt ligga framme. Du plockar undan efter dig och ser till att var sak har sin plats, så att alla lätt kan få fram det när det ska användas det igen.

Louise, som min dåvarande grannfru heter mötte mig tveksamt i dörren. ”Vi kan väl ta en kopp te och prata igenom det här först?” säger hon diplomatiskt. ”Jag är inte säker på att det var en så bra idé av min man. Jag har nämligen ett väldigt kreativt jobb och jag tror att struktur skulle ta död på min kreativitet. Tänk om jag inte kommer på något att skriva om?”

Vi kom in i ett källarrum som hela familjen passerade varje dag genom att trycka ryggen mot väggen och hasa sig förbi. Därunder röran kunde jag skymta ett skrivbord med allsköns bråte och papper på. Runt bordet fanns bruna kartonger i olika storlekar, tungt staplade på varandra, från golv till tak. Ett antikt skåp stod inträngt längst in och såg så sorgligt eftersatt ut mitt i all röra.

Jag frågade henne vad som fanns i kartongerna? ”Åh, jag minns inte, men den här lådan är jag väldigt rädd om.” Hon pekar på en av kartongerna som står slarvigt staplad uppepå de andra. ”I den ligger tyger som jag samlat på mig och som jag har tänkt ha i skåpet där längst in. Jag önskar att jag kunde ha min symaskin framme, men den får inte plats.” Ju mer vi pratade, desto mer hörde jag en längtansfylld ton hos henne. Till slut hade hon börjat rensa och riva i kartongerna själv ivrig att återse sina samlade klenoder.

Möblera

Du behöver arbetsyta på din arbetsplats, plats för din dator och platser för arbets- och referensmaterial. Se till att din arbetsplats och dina möbler ger dig tillräckligt med utrymme för att både jobba och förvara saker. Hängmappar fungerar bra för både pågående och avslutade uppgifter, se till att separera dem från varandra, olika färger på mapparna eller aktuellt längst fram. Har du ont om utrymme behöver du fundera över vad du egentligen använder i pappersform, det mesta finns säkert i din dator.

Olika arbetszoner

Tänk olika aktivitetszoner för olika typer av arbeten. Hjärnan har lättare för att hänga med och koncentrera sig om du skapar en plats som inger lugn men ändå stimulans. Se till att ha;

en ren arbetsyta;

en plats för de kontorshjälpmedel du använder ofta, ta bort de du sällan använder;

en plats för pågående arbetsmaterial;

en plats för referensmaterial, böcker, pärmar, manualer och lathundar.

Ofta = Nära

Placera de saker du använder ofta nära dig. Använder du skrivaren mycket? Ha den nära. Använder du aldrig scannern? Flytta ut den. När du möblerar om se till att du fäster upp kablar ordentligt så att inte ditt benutrymme är fyllt av ett enda ormbo av sladdar. Har du hundratals pennor, men ingen fungerande? Har du tre saxar, men ingen häftapparat? Gå igenom vad som har hamnat vid din arbetsplats och vad du verkligen behöver.

Det är lätt att bli hemmablind och glömma bort coca-cola burkarna och de tre-fyra kaffekopparna med olika nivåer av gammalt kaffe i. Se till att plocka bort avlagda tangentbord och de uttjänade mobiltelefonerna. Fundera på vad du använder anslagstavlan till? Är den fylld med gamla telefonlistor, möten som har varit? Sätt upp bilder på visioner, framtidsplaner, mål, familjen, det som ger dig energi.

Skapa ett bra flöde

Skapa en plats nära dig för uppgifter som behöver flöda snabbt genom din arbetsplats. Om du fortfarande hanterar papper så är vanliga enkla brevkorgar perfekta att separera uppgifter i. Märk upp dem med t ex

”Fixa snabbt”

”Bevakning”

”Pågående projekt”

Använd plastfickor och sätt en gul postit-lapp på insidan i det nedersta hörnet som beskriver uppgiften och nästa steg med den.

När jag några dagar senare tittade in till Louise, för att se hur det gick var hon alldeles rosig om kinderna. Hon drog in mig i sitt arbetsutrymme och visade mig skåpet med tygerna samt det rena skrivbordet. Hon hade hittat ett brevställ i silver i en av lådorna som nu var fyllt av gamla vackra vykort från en annan låda. I en ultramodern skål stod glitterpennor och i en fantasifull behållare låg anteckningsblock i allsköns färger. På motsatta väggen stod ett vitt arbetsbord med en symaskin och ett österländskt tyg som var på väg att bli en kimono.

Hon tackade för tips och inspiration och sa i nästa andetag. ”Skulle du kunna hjälpa min man också? Han är en hamster som sparar på allt.

Louise man höll på att tappa hakan, när frun blev så intresserad av effektivitet att hon hängde med mig ut till företagskunderna, bl a en stor bank. Hon gjorde succé. Med sina exempel och historier fick hon deltagarna att kikna av skratt och igenkänning kring kampen mot högarna som borde rensas. Energin steg snabbt i rummet och sedan skyndade alla iväg ivriga att strukturera upp sina liv för att frigöra kreativitet och få lika roligt i livet som Louise.

Jag tror inte på en alltför strikt tillvaro. Utveckling och nya idéer handlar om att våga släppa det invanda. Men tänk om det är så att kreativitet trivs som bäst i en balansakt mellan vår ibland så kaotiska värld och en hjälpsam struktur?

Önskar dig en strukturerad och kreativ helg

Petra Brask

”To think creatively, we must be able to look afresh at what we normally take for granted.”
George Kneller