”Det som toppar listan över era tidstjuvar är att ni upplever er bli ofta avbrutna.” Deltagarna mumlar unisont och instämmande. Så är det säger de och ryser. De vill inte ha en höst till där frustrationen över att aldrig få komma till avslut, för att det alltid dyker upp nya saker, dominerar. De är solbrända om kinderna efter att ha cyklat runt Ven hela dagen innan. Solen lyser upp hela det knökfulla konferensrummet och vi har fönster och dörrar öppet för att få tvärdrag och svalkande luft. ”Men det är inte den enda tidstjuven ni har.” fortsätter jag pedagogiskt och hinner inte ens avsluta meningen när en fågel flyger in genom altandörren och fångar allas uppmärksamhet.

Semesterbilderna på sociala medier börjar bli allt färre och det känns som att vi är många som kommit igång och börjat jobba nu. I Sverige i alla fall. I resten av Europa får många av mina deltagare autosvar på sina epostmeddelanden som säger att det är ”business as usual” först i mitten av september igen. Jag tänker tillbaka på senaste veckan och kan bara konstatera att alla sysslor inomhus har jag gjort med stort motstånd. Min själ har längtat ut till kvällssolen och min hjärna har fått påminna mig om att det bara tar några minuter att plocka ur diskmaskinen. Det har också varit klurigt för både mig och deltagarna att hålla ångan uppe i konferensrummen. Då har jag ändå föreläst på kickoffer, som kloka beställare valt att lägga på de mest vackra platser runtom i Sverige. Har du till exempel inte varit på Ven så kan jag varmt rekommendera det. De deltagare som inte hade kommit igång med träningen efter semestern, fick en härlig kick när de cyklade runt hela ön i det fina vädret.

”Jag undrar om det finns någon metod för att komma igång och göra saker som man gärna förhalar?” En av deltagarna ställer frågan som många undrar över när vi diskuterar förhalningsbeteende som ofta är en stor tidstjuv. ”När man ska komma igång att träna kan man använda sig av 5-minutersmetoden. Man tänker innan träningen att man bara behöver springa i fem minuter och sedan när man väl är där ute i spåret, så blir det längre. Tricket är ju att komma iväg och att komma igång. Kan man använda en liknande metod när det är en uppgift som är svår, tråkig eller omständlig?” Jag lyser upp och säger att det är en idé som fungerar väldigt bra. Det finns t o m en liknande metod som heter Pomodoro-metoden, som har fem grundsteg;

1. Bestäm vilken uppgift du ska göra (och sätt dig på en plats där du får jobba ostört).
2. Sätt en timer på 25 minuter (en s k pomodoro-cykel).
3. Fokusera på endast den uppgiften tills tiden är ute.
4. Ta en paus på 5 minuter och sätt sedan timern på 25 minuter igen (steg 2), eller
5. Om fyra pomodoro-cykler passerat tar du en längre paus på ca 15–20 minuter.

En del av mina deltagare brukar också göra en markering vid varje paus för att lättare kunna följa upp hur lång tid uppgiften tar. Att göra en tydlig markering ger också en känsla av att ha nått ett delmål. I pauserna brukar de passa på att hämta kaffe eller te och sträcka på sig.

Pomodoro är italienska för tomat och det var just en tomatformad kökstimer som metodens utvecklare, Francesco Cirillo, använde sig av för att hålla koll på tiden. Numera finns en timer på din smartphone eller ett antal appar som kan hjälpa dig, t ex TimeBoxing eller varför inte prova Pomodoros egen app, Pomodoro Timer.

Att mäta tiden på hur lång tid en uppgift egentligen tar är ett knep som har räddat många av mina deltagare från att fastna i förhalningsbeteenden. Jag hade bland annat en deltagare som varje vecka skulle räkna en handkassa som fanns på arbetsplatsen. När jag träffade henne första gången hade hon skjutit upp att göra det i flera månader och hade ett riktigt dåligt samvete. Bara hon sa ”handkassan” så förvreds hennes ansikte som att hon stoppat in en riktigt sur godisbit i munnen. Hon berättade att hon tänkte på det i princip varje dag, men kom också på tusen anledningar till varför hon inte ”hann med” att göra det. ”Du förstår, Petra, en dag stod jag till och med och putsade fönster på jobbet och då ska du veta hur mycket jag avskyr att putsa fönster och det är inte ens mitt jobb att göra det på vår arbetsplats. Men allt var bättre än att räkna handkassan, för det är så tråkigt och tar ju evigheter. ”Jag gav henne tipset att räkna handkassan när hon kom tillbaka till jobbet och samtidigt kontrollera hur lång tid det faktiskt tar. Kunde inte låta bli att fnissa förtjust när jag kom ut och skulle coacha henne individuellt. På anslagstavlan mittemot hennes skrivbord satt en stor lapp. ”Det tar 12 minuter att räkna handkassan!”

I konferensrummet på Ven hade vi hunnit börja jobba med gruppens tidstjuvar när en fågel bestämde sig för att flyga in i just vårt konferensrum. Problem uppstod när hen skulle flyga ut igen och snurrade in sig i gardinen och landade i fönstret. En av deltagarna kom framspringandes med sin sjal i högsta hugg. Hon kastade den raskt över pippin och lyfte sedan lugnt ut den genom altandörren. När hon tog bort sjalen satt den där och plirade överraskat med ögonen och lyfte sedan glatt mot skyn igen. Kvinnan gick lugnt och satte sig. När vi brast ut i en spontan applåd över hennes kloka och snabba agerande, sa hon förklarande. ”Jag har jobbat på Macdonald’s…”

Oavsett vilken metod du har för att lyckas, som du lärt dig den hårda vägen eller genom andras goda exempel, så kan jag varmt rekommendera metoden att ta tid på saker. Jag menar inte att du ska bli någon irriterande tidsstudieperson, som klockar allt och alla i din omgivning. Men när din hjärna försöker lura dig och påstå att det tar för lång tid att rensa upp mejlen efter semestern eller att städa hemma, plocka ur diskmaskinen. Utmana då den tanken med att kolla hur lång tid det faktiskt tar. För tänk om det bara tar tre minuter att plocka ur diskmaskinen. Tre minuter. Då kan du lika gärna göra det med en gång. Bara gör’t.

Önskar dig en effektiv vecka

Petra Brask

 “Procrastinate now, don’t put it off.”
― Ellen DeGeneres