” Det där känner jag igen i mitt vardagsliv.” en ung man räcker upp handen när vi pratar om hur vi kan bryta förhalningsbeteenden och sluta skjuta upp saker. Han viftar ivrigt på handen som ett tecken på att han gärna vill dela med sig. Vi befinner oss i ett orangeri. Och nog för att jag har varit i många kurslokaler, men den här tar verkligen priset. Väggarna består av vackra växter i alla format och jag är tacksam för att den stora widescreen-skärmen med min gröna bild ”Vem bestämmer över din tid egentligen?” smälter naturligt in i miljön. ”Jag brukar ställas inför ett faktum av ett berg av disk hemma i köket. Till slut går det liksom inte att stapla mer disk utan att allt riskerar att ramla och gå sönder. För att få plats med mer disk brukar jag då organisera den smutsiga disken.” Skrattsalvorna från mannens kollegor studsar mjukt mot de sköna växtbladen i lokalen när de föreställer honom framför sig i sitt hem. Några tittar förvånade på honom som om de inte trodde att just han var en diskförhalare. ”Men det märkliga är vad som händer när jag sorterat upp allt.”
Föreläsning om effektivitet
Höststarten är avklarad och för min del avslutar jag veckan med en helgkonferens i raffinerade Riga. Det är i alla fall så jag uppfattar staden, men inser att jag är färgad av det unga hungriga företaget jag rest dit med. De är 120 personer och ca en tredjedel fler än på förra konferensen. Mitt uppdrag är att föreläsa om effektivitet och hur de ska frigöra tid och energi för att hinna med alla projekt i den höga tillväxttakten. Jag slås av energin i den stora mötessalen, av intensiteten och entusiasmen hos människorna i den. Redan på flyget dit får deltagarna öppna ett kuvert som innehåller en penna och postitlappar där de ber sina medarbetare att anonymt skriva ner vad de tror kommer att hända i deras bransch inom de närmaste åren. De får tydliga instruktioner och formulerade målsättningar för konferensen. När vi kommer fram står HR-chefen och samlar in alla lappar samtidigt som alla hälsas välkomna.
Väl hemma igen är jag tacksam att få lugn och ro att skriva ner alla intryck från veckan som varit. Precis som min deltagare med den överfulla diskbänken har jag lättare att hantera allt om jag får sortera upp det. Jag fnissar igen när jag minns mannens disk-historia och tänker att någon av hans kollegor säkerligen läser den här bloggen och utbrister ”Nu skriver hon om dig.” Men vi skrattar för att vi känner igen oss när han säger; ”Min intention med att sortera upp disken är att få plats att ställa ner mer disk. Men när jag väl sorterat upp den så blir det ju så mycket roligare och går fortare att faktiskt ställa sig och diska, vilket är det jag automatiskt gör då.”
Rensa upp inboxen och dina intryck
Ta mejlen som ett exempel. Hur många deltagare har jag inte som säger att det känns mycket lättare att hantera sin mejl när de har rensat upp i inboxen. De tillämpar en av våra mest enkla och snabba metoder;
- Skapa en mapp under inboxen som du döper till exempelvis ”01 Arkiv 2017”
- Markera alla mejl som är 1 – 2 veckor och äldre och dra dem dit.
- Rensa de 1-2 senaste veckornas mejl. Se till att du har autosortering och skapar regler för lågt prioriterade mejl samt ber om ändringar i sändlistor om du får mejl som du faktiskt inte har nytta av. Många av våra deltagare skapar en mapp för Kopia-mejl och gör en regel så att allt de blir kopierade på automatiskt hamnar där. De sätter av en stund varje dag för att kolla igenom om där hamnat något de bör känna till.
- Stäng av ljud och aviseringsrutor så att inte sändaren avgör när det passar att hantera e-posten – då hade du ju lika gärna kunnat bli avbruten av en telefon.
- Hantera e-posten tre–fyra gånger per dag: morgon, lunch och eftermiddag. Det passar inte alla men för många räcker det faktiskt. På så sätt kan du flytta din fokus från din inkorg till din kalender och att-göra-lista och lättare prioritera de uppgifter som adderar mest värde i ditt arbete.
- De nya bättre sökfunktionerna gör att du kan ha en mindre avancerad mappstruktur.
- Tillhör du dem som sitter med ett mappsystem sedan Hedenhös-tiden är det kanske dags att skapa en mapp som du döper till ”Historik” och så kan du dra dit de äldre mappar som du vill ha kvar som referenser.
Vem vet vad som händer när du rensar upp och ger plats för nya tankar i ditt liv? Jag vet i alla fall att jag fick med mig en väldigt ny och häftig tanke från Riga. Jag höll nämligen på att sätta kaffet i halsen när en av de karismatiska ledarna uppmanade de 120 medarbetarna att skapa en konkurrerande verksamhet… i tanken. ”Om vi skulle hoppa av det här företaget och börja konkurrera. Vad skulle vi göra då för att bli bättre?” Antagligen skulle vi göra som en av deltagarna som kom fram och hälsade efter mitt seminarium på tidningen Chef i veckan. ”Hej! Jag är konkurrent till dig och är här för att se vad du gör.” Jag tittade förvånat på den unga kvinnan och blev både stolt och glad. Om mina konkurrenter kollar in mig så betyder det att jag gör något bra. Och om mina konkurrenter gör något bra och utvecklas så betyder det att vi ger branschen ett gott rykte. Den dag vi slutar att vilja bli bättre är den dag vi upphör att vara bra. Nu ska jag ta en lång promenad och fundera över hur jag kan konkurrera med mig själv och sen är det dags för återhämtning och vila och ja, just det, disken.
Önskar dig en effektiv och bra vecka
Petra Brask
“There is nothing noble in being superior to your fellow man;
true nobility is being superior to your former self.”
– Ernest Hemingway
