”Kan du tänka dig att vara gästbloggare hos oss?” är en fråga som dyker in i mejlkorgen titt som tätt. Varje gång hugger det till lite i hjärttrakten för att jag saknar så att få skriva i min egen blogg. Så här i bokskrivartider är det som att all skrivkraft läggs på ungdomsboken. Men när nu frågan damp ner i ”brevlådan” igen dansade fingrarna på tangenterna och öppnade nästan av sig själva min wordpressblogg. Känns som att komma hem igen. Och frågan vem som bestämmer över min tid egentligen blir relevant. Hur kommer det sig att jag inte unnar mig att blogga oftare när jag njuter så mycket av det? Vilken luthersk chef har satt sig på min axel egentligen? För tid finns, jo det gör det. Jag behöver bara prioritera den annorlunda. Men ibland när tiden finns så finns inte den mentala energin. Då behöver jag ställa samma tuffa frågor till mig själv som jag ställer till mina deltagare.

1. Fundera över vilken tid du lider brist på?
När jag börjar mina föreläsningar och utbildningar med att fråga om det finns någon i salen som någon gång upplevt brist på tid? Kommer spontana skratt och samtliga svarar ja, vissa räcker spontant upp handen i bekräftelse. När jag frågar vilken tid är det du lider brist på då? Möts jag av tomma blickar. Några kikar ner i golvet eller vänder sig frågande till personen bredvid. Det är som att vi springer på vecka ut och vecka in med en känsla av frustration över att inte hinna det vi egentligen hade tänkt oss. Men vad hade vi tänkt oss då?

2. Prioritera tid för reflektion och återhämtning
Under vårt vardagsdygn sover vi i genomsnitt 7-8 timmar och arbetar och pendlar 8-9 timmar. Vi ägnar oss åt vardagssysslor som att äta, tvätta, duscha etc i ca 3 timmar. Resterande tid är personlig tid då vi t ex utövar en hobby, tränar, reflekterar samt umgås med familj och vänner. Den är viktig för oss men har förändrats markant de senaste tio åren. Merparten av vår personliga tid spenderar vi numera framför en skärm. Vi ägnar i genomsnitt en tredjedel av vår skärmtid åt appar som enligt undersökningar får oss att må bra som t ex; träning, läsning, meditation, kunskap och hälsa. Men två tredejedelar av tiden ägnas åt appar som får oss att må sämre t ex; sociala medier, spel, nyhetssajter där informationen flödar utan någon stoppsignal till hjärnan. Det tar mental energi för vår hjärna att hantera alla dessa medier. Beslut som, vad tycker jag om den här kattbilden egentligen? Ska jag lajka min kompis bild på snödroppar? Ska jag dela artikeln om hur isen smälter i Nordpolen? Små beslut som tröttar vår hjärna så att när vi ska göra det vi egentligen behöver göra är vi för trötta. Då råder inte bara brist på tid utan också brist på mental energi.
När mina deltagare berättar om sitt vardagsdygn är det ofta den personliga tiden de säger att de saknar. När de sedan mäter hur de spenderar sin tid inser de att de kan frigöra tid och energi genom att exempelvis;
– sätta mobilen på flygplansläge och lägga den i ett annat rum när de ska sova samt när de äter lunch och middag
– stänga av alla sociala medier när de är lediga och vill koppla av.
– sätta mobilen på ljudlöst när de umgås med familj eller vänner.

3. Vår hjärna har svårt att uppskatta tid
Det är betydligt enklare att få lönen att räcka till för månadens utgifter än att få tiden att räcka till för månadens uppgifter. Vi kan få för oss att en uppgift som vi gör ofta tar ”ingen tid alls”. Är vi obotliga tidsoptimister kan vi behöva multiplicera tiden med pi för att hamna i närheten av verkligheten och skapa marginaler. Hjärnan gör tvärtom också. Den kan hitta på att en uppgift tar väldigt lång tid, så lång tid att det kommer dröja länge innan vi hittar den tiden i vår kalender. Det är helt enkelt aldrig rätt vecka att byta till sommardäck på bilen, se över pensionsförsäkringarna eller deklarera. Det hinner vi inte nu. Det vi egentligen menar är att det vill vi inte nu. Sätt av tid för dessa uppgifter i din kalender så att du kommer igång och se till att sluta argumentera med dig själv när det är dags att göra dem – bara gör’t.

4. Effektivitet handlar inte om att springa fortare och göra mer
Fokusera på en sak i taget. Var medveten om att de projekt som du är delaktig i tar timmar även utanför de du bokar i kalendern. Tid när du går och funderar och kommer på nya idéer.

5. Din tid är en värdefull resurs
Om någon ber att få 1.000 kronor av oss brukar vi ställa följdfrågor för att se värdet av att ge bort dessa pengar om vi ens har råd att göra det. Men om någon ber att få boka in oss på ett möte kan vi plötsligt tacka ja utan att ens ifrågasätta syftet med mötet. Lika självklart som det är att göra budgetar för vår ekonomi, behöver vi betrakta vår tid på samma sätt. Prova att mäta din tid under en vecka för att ta reda på vad du egentligen spenderar din tid på. Prova t ex gratisappen Moment för att se hur mycket tid du lägger på sociala medier och andra appar.

6. Använd dig av tidskuddar för att skapa marginaler
Boka in tid för dina viktigaste prioriteringar redan nu. Och förstå att det kommer ske oförutsedda saker. Precis som vi har krockkuddar behöver vi ha tidskuddar – marginaler. Boka återkommande tid för viktiga saker som träning så att det blir en vana.

7. Din förmåga att sätta gränser blir alltmer avgörande för din hälsa
Om du alltid säger ja till alla andra vem är det då du säger nej till? Lova inte bort tid som du inte har råd att förlora. Tid för återhämtning, tid med dig själv och dina nära och kära förtjänar samma respekt som din arbetstid. Det gränslösa arbetet ställer höga krav på vår förmåga att ta in information, bearbeta och förädla den, fatta beslut och genomföra dem. Lär dig att sålla och välja bort.

8. Se till att det är din planering som styr
Kan det ibland vara så att det du tänkt göra under dagen försvinner till förmån för det som trillar in i inkorgen eller på sociala medier? Vemsomhelst kan få tag på din e-postadress och din inkorg fylls på med bråttom och viktigt samt en hel del oväsentligheter. Se till att det är din planering som styr och börja varje dag med det som är viktigast medan din hjärna är pigg och utvilad.

9. Utvärdera din planering regelbundet
Stäm av andras förväntningar på dig. Var tydlig med vad du förväntar dig av din omgivning. De timmar du har under en arbetsvecka ska rymma dina viktigaste uppgifter. Om du ständigt hamnar på minus och måste stjäla för mycket tid av din fritid för att få jobbet att gå ihop, behöver du reflektera över hur du förvaltar dina tillgångar. Vill du ha mer tips om detta finns det övningar du kan göra i min bok Vem bestämmer över din tid: Konsten att frigöra tid och energi (Lava Förlag 2017)

Önskar dig en effektiv vecka
Allt gott
Petra Brask, författare och effektivitetsexpert

”Det är som att vi springer på vecka ut och vecka in med en känsla av frustration över att inte hinna det vi egentligen hade tänkt oss. Men vad hade vi tänkt oss då?”
Petra Brask