Här kommer fem topptips till dig inför det nya året
Är du sugen på nystart? Eller tillhör du dem som behöver tips och inspiration för att få en bra start på det nya decenniet? Det kan vara en svindlande känsla att fundera över vilka nya goda vanor vi ska lägga oss till med för att göra det nya året mer hållbart och hälsofrämjande.
1. Sätt av tid för viktiga uppgifter
Vår hjärna har svårt att uppskatta tid. Vi kan få för oss att en uppgift som vi gör ofta tar ”ingen tid alls”. Är vi obotliga tidsoptimister kan vi behöva multiplicera tiden med pi för att hamna i närheten av verkligheten och skapa marginaler. Hjärnan gör tvärtom också. Den kan hitta på att en uppgift tar väldigt lång tid, så ”det hinner vi inte nu”. Ibland menar vi egentligen det orkar vi inte nu. Sätt av tid för viktiga uppgifter i din kalender så att du kommer igång. Om du argumenterar med dig själv när det är dags att göra dem – använd pomodoro-metoden.
2. Pauser och pomodoro
Ta pauser under arbetsdagen. Efter ca 1 – 1,5 timmes arbete är hjärnan trött och behöver återhämtning. Pauser är lika viktiga som tiden du arbetar. En utmärkt metod som uppmärksammar dig på vikten av pauser och fokustid är Pomodoro. Om du söker på Pomodoro hittar du många tips på verktyg och appar som kan hjälpa dig. Alternativt besök www.petrabrask.se där vi ständigt uppdaterar med nya tips på effektiva verktyg.
3. Reflektera och prioritera
Reflektera, förbered och ”duka upp” viktiga uppgifter genom att skriva in dem i din kalender så det blir lättare att komma igång. Klumpa ihop liknande uppgifter och dela upp större uppgifter i enkla checklistor. Tydliggör vilket steg du ska börja med. Se till att du har en stund för reflektion varje dag. Där sker många av prioriteringarna, vad behöver du fokusera på? Ha en större avstämning med dig själv i slutet av veckan: vad kommer upp nästa vecka och kommande månad? Summera vad har du åstadkommit under veckan – fokusera på vad du gjort, inte bara vad du inte gjort.
4. Hantera dina största tidstjuvar
Många upplever att de som är de största tidstjuvarna under deras arbetsvardag är att de blir avbrutna av alltför många möten, mejl och människor. Så är det säkerligen men de är ju också en viktig del av en arbetsvecka. Det är som att säga att ”mitt jobb skulle vara så enkelt om det inte vore för kunderna”.
MÖTEN – I dag har många organisationer en policy att ha korta möten, max 45 minuter. För att frigöra tid kring möten är det också bra att fråga sig varför man egentligen ska ha ett möte? Vad är syftet? Skapa en tydlig mötesagenda med starttid och sluttid, och gärna tidsatta punkter däremellan. Ha tydliga roller, som mötesledare, tidtagare och antecknare. Och låt gärna rollerna rotera, det stimulerar hjärnan och blåser liv i mötet. Byt möteslokal och testa walk-and talk.
MEJL – Inse att mejlkorgen är en brevlåda och inte en telefon. Här behövs också en policy för hur tillgängliga vi måste vara. Hur snabbt och under vilka tider på dygnet förväntas du svara på mejl.
MÄNNISKOR – Respektera din egen tid. Hantera avbrott och signalera tydligt när du är tillgänglig. Har du ett eget rum, stäng dörren när du behöver vara ifred och sätt upp en lapp om när du är tillgänglig. Sitter du i öppet landskap kan du markera att du behöver vara i fred genom exempelvis hörlurar eller hörselkåpor. Boka möte med dig själv i din kalender, IMA (inga möten, arbete) och USA (Utan särskild anledning). Se till att få fokustid och hinna leda dig själv.
5. TILLÄMPA JOMO
Många upplever att de drunknar i information och aviseringar. De känner en stress av att inte hinna ha koll på allt som händer. Vi lider av FOMO – fear of missing out. Det vill säga, vår medfödda rädsla för att gå miste om saker. När vi är alltför fokuserade på vad alla andra gör och vad som händer på alla andra platser i världen missar vi egentligen vårt eget liv.
Öva på JOMO – joy of missing out
- Stäng av alla aviseringar och välj några gånger per dag då du kollar om det kommit ny information.
- Ha en laddningsstation för mobilen i hallen hemma (undvik att ha med den i sovrummet).
- Lägg undan mobilen vid alla måltider och när du umgås med din familj och dina vänner.
Vi kan känna en abstinens i början men ganska snart inser vi att vi har frigjort energi och tid för att läsa böcker, ta promenader i naturen och reflektera. Tid som är oerhört viktig för vårt långsiktiga och strategiska beslutsfattande. Tid när hjärnan hinner processa allt vi varit med om och det vi har framför oss. Tid när vi faktiskt upplever att vi har gott om tid.
Önskar dig ett givande 2020
Allt gott
Petra Brask, Effektivitetsexpert, Författare och Föreläsare
PS Är du sugen på fler tips om tid är du välkommen att lyssna på Tidspodden, där Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan och jag bjuder in spännande gäster och bjuder på tips om allt som rör den gäckande resursen tid.
