”Äntligen träffas vi!” säger Sarit Monastyrski på Radio P4 Extra och kramar om mig. Hon har intervjuat mig förut, men då väldigt tidigt på morgonen i P4 Sjuhärad. Just nu är hon utlånad till P4 Extra och leder programmet tillsammans med sina kollegor Erik Blix och Lotta Bromé, som jag också har haft turen att bli intervjuad av. Sarit håller upp min bok och frågar om det är i den hon ska få lära sig att hennes kalender är helt ute ur tiden. Hon sliter fram sin stora papperskalender ur väskan och slår upp rätt vecka och pekar på det nät av bokningar i olika färger och små postitlappar som står där. Själv står jag fortfarande med min regnblöta kappa på mig. Höststormen har haft nöjet att styla min kalufs till en blandning av David Bowie-frisyr och en Newfoundland för att sedan skölja igenom det med några liter regn. Innan jag blåste håret i en handtork på en allmän toalett och blåste vidare in genom Radiohusets svängdörrar hade stormvinden på Gärdet roat sig med att slita sönder mitt paraply. Jag muttrade hela vägen i motvinden; ”Varför vara i Sverige den här årstiden? Det borde stå i FNs regler för mänskliga rättigheter att just i dessa bistra regnstormar bör vi evakueras till något soligt ställe ett par veckor. Om det mot förmodan inte går, så bör vi i alla fall inte vistas utomhus. Eller ja, i alla fall så ska vi inte behöva fotograferas då.” ”Nå, vad tycker du om min kalender?” frågar Sarit uppfordrande medan fotografen börjar fota oss båda till radions websida.
Den här veckan har varit fylld med mycket prat om boken i radio, på mässor, för deltagare och journalister. Veckan började med ett gäng boksigneringar på vårt kontor och jag fick nästan nypa mig själv i armen. Har drömt så länge om att boken äntligen skulle vara klar och just när man sitter och signerar den så känns allt så verkligt.
”Jag tycker du har en väldigt imponerande kalender, Sarit” säger jag och studerar den fina papperskalendern som radioprogramledaren visar upp för mig. Hon har ett tydligt system med olika färger på bokningarna, dessutom har hon små minilappar som är flyttbara så att hon enkelt kan boka in olika tidsblock i kalendern. Till höger står en prydlig att göra-lista där vissa saker redan är avbockade. ”I mitt fall fungerar det inte att ha en papperskalender, för mina kollegor behöver kunna se var jag håller hus och vi behöver kunna boka in varandra när olika kunder frågar om lediga utbildningsdatum. Jag gillar också att kunna dela min kalender med familjen så att vi enkelt kan stämma av med varandra. Idag har de flesta ungdomar en skola som förberett ett digitalt nedladdningsbart schema som eleverna lätt kan läsa ner i sina egna kalendrar på mobilerna. Så smidigt. Därmed inte sagt att alla ungdomar laddar ner det.
”Vad ska vi tänka på när vi planerar då?” undrar Sarit ”Hur får vi tiden att räcka till?”
- Förvalta din personliga tid väl
Under vårt vardagsdygn sover vi i genomsnitt 7-8 timmar och arbetar och pendlar 8-9 timmar. Vi ägnar oss åt vardagssysslor som att äta, tvätta, duscha etc i ca 3 timmar. Resterande tid är personlig tid då vi t ex utövar en hobby, tränar, reflekterar samt umgås med familj och vänner. När äldre människor ser tillbaka och minns det som varit mest meningsfullt i livet är det ofta den personliga tiden de refererar till. Den är otroligt viktig för oss men har förändrats markant de senaste tio åren. Merparten av vår personliga tid spenderar vi numera framför en skärm. Vi ägnar oss åt appar som enligt undersökningar får oss att må bra som t ex; träning, läsning, meditation, kunskap och hälsa. Medan vi ägnar tre gånger så mycket tid åt appar som får oss att må sämre t ex; sociala medier, spel, nyhetssajter där informationen flödar utan stopp. Värna om din personliga tid genom att;
- Sätta mobilen på flygplansläge och lägga den i ett annat rum när du ska sova samt när du äter lunch och middag
- Stänga av alla sociala medier när du är ledig och vill koppla av.
- Sätta mobilen på ljudlöst när du umgås med familj eller vänner.
- Tidsoptimist och tidspessimist men alltför sällan tidsrealist
Vår hjärna har svårt att uppskatta hur kort eller lång tid saker tar. Vi kan få för oss att en uppgift som vi gör ofta tar ”ingen tid alls”. Vi glömmer alla steg som är involverade eller tror att vi får göra uppgiften under de bästa förutsättningarna. Är vi obotliga tidsoptimister kan vi behöva multiplicera tiden med pi för att hamna i närheten av verkligheten och skapa marginaler. Hjärnan gör tvärtom också. Den kan hitta på att en uppgift tar jättelång tid, så lång tid att det kommer dröja lääänge innan vi hittar den tiden i vår kalender. Det är helt enkelt aldrig rätt vecka att städa bilen, göra reseräkningar eller se över pensionsförsäkringarna. Det hinner vi inte nu. Det vi egentligen menar är att det vill vi inte nu.
- Fokusera på en sak i taget
Effektivitet handlar inte om att springa fortare och göra mer. Det handlar tvärtom om att stanna upp och rensa bort tankar på annat. Fokusera på en sak i taget. Var medveten om att de projekt som du är delaktig i tar timmar även utanför de du bokar i kalendern. Tid när du går och funderar och kommer på nya idéer.
4. Mät din tid
Lika självklart som det är att göra budgetar för vår ekonomi, behöver vi betrakta vår tid på samma sätt. Prova att mäta din tid under en vecka för att ta reda på vad du egentligen lägger din tid på. Många gånger har vi mer tid än vi egentligen tror att vi har. Statistiken säger i alla fall att vi har tid att vara på sociala medier 6,5 timmar per dag.
- Står det inte i kalendern så finns det inte
Boka in tid för dina viktigaste prioriteringar redan nu. När det står i din kalender är det större chans att din planering blir mer som du önskar. Och förstå att det kommer ske oförutsedda saker. Precis som vi har krockkuddar behöver vi ha tidskuddar – marginaler. Boka återkommande tid för viktiga saker som träning så att det blir en vana.
- Säg nej och välj bort
Om någon ber dig om att få låna pengar som du inte har, så hoppas jag att du säger nej. Tid är en värdefull resurs. Lova inte bort tid som du inte har råd att förlora. Tid för återhämtning, tid med dig själv och dina nära och kära förtjänar samma respekt som din arbetstid.
- Stäm av, utvärdera och reflektera
Stäm av i slutet på veckan och fråga dig själv; Hur gick det? Fick du till en god prioritering under veckan. Är det du sätter mest värde på verkligen med?
Livet blir inte alltid som vi planerat in. Det oförutsedda har sina överraskningar i beredskap för oss. som t ex alltför blåsiga och regniga höststormar. Men tänk om det då är allt viktigare att ha marginaler och en riktning för vart vi är på väg så att inte det oförutsedda håller oss alltför länge i sitt grepp. Tänk om vår planering och våra målsättningar gör att vi, även om det blir stopp på vägen, lättare kan starta igång motorn igen och komma vidare. Varje morgon när vi vaknar får vi en ny chans att göra något lite bättre än vi gjorde igår. Om du fick planera in vad du ville vad skulle du planera in då? Vem bestämmer över din tid, egentligen?
Önskar dig en solig och skön hösthelg
Petra Brask, effektivitetskonsult och författare
“No spring, nor summer beauty hath such grace,
as I have seen in one autumnal face.”
―John Donne
