”I mean, seriously, how can you in Sweden afford to have all these meetings? Don’t you have anything better to do with your time?”

Den finske marknadsdirektören jag mötte för ett par år sedan talade passionerat med kraftig finsk accent om skillnaderna mellan svensk och finsk affärskultur under vår lunch tillsammans. Han beskrev ingående hur trötta han och hans kollegor var på den svenska möteskulturen.

“You have to understand that this is business and not pleasure, this is business and not some democracy hocus pocus with consensus written all over it.”

Han hade grova ansiktsdrag och näsan gick djupt ner i mjölkglaset när han drack. Med en väldigt övertygande argumentering satt han där och jagade runt ärtorna på sin tallrik medan han fick mig att verkligen fundera. Hur normala är vi svenskar egentligen? Och vem av oss hittade på det här med konsensus?

Konsensus har sitt ursprung I ett latinskt ord och betyder ordagrant att ”känna sig tillsammans”. Konsensus står för överenskommelse inom en grupp människor och syftar dels på själva överenskommelsen, dels på den teori och de handlingssätt som används för att uppnå denna överenskommelse.

“As soon as you have a topic or an issue you are dwelling upon the first thought that springs to your minds is “Let’s have a meeting.”  Direktörens enorma händer viftade häftigt i luften och min lugg blåste av vinddraget som blev när han kraftfullt betonade de svensk-finska skillnaderna. Det fick mig att tänka på en bok jag läst med Colin Moon, en engelsman som levt i Sverige i många år och gjort en del intressanta (läs; hysteriskt roliga) observationer på hur vi svenskar uppfattas av andra. Colin Moon har bland annat skrivit:

“To communicate effectively cross-culturally the first thing you need to realise is that someone somewhere in the world probably sees you as really quite strange. That may be difficult for some Swedes to swallow. How could anybody in their right mind consider normal, efficient, level-headed Swedes as strange?

Of course we are normal!
After all, the Swedish starting point is ’we are normal’. Indeed, Swedes have a tendency to think they are a little more normal than others. They believe they are quite sensible, and logical. They are often unaware that the rest of us, their international business partners, may have a different opinion. We think they are amusing, entertaining and, at times, really quite odd.

Take business life for example. Swedes attend meetings. Lots of them. Three things in Sweden are certain:
death, taxes and more meetings.

Mötet gick bra – the meeting went well
When Swedes say ’Mötet gick bra’ (the meeting went well) what exactly do they mean? There were heated discussions? The meeting went on for ages? The incredible number of decisions that were taken? I doubt it.

Swedish meetings are short but many. They are arranged to give Bengan, Maggan, and Lasse a chance to say what they think. If you want to reach a decision then you’ll have to arrange another meeting because in the meantime Bengan, Maggan and Lasse have to go back to the office and ask Ninni, Kicki and Titti (yes, there are girls of that name) what they think.

Process
This, in Swedish, is called the förankringsprocess. If Swedes mention the word ’process’ then it’s better not be in a hurry. There’s a process for everything. This one means getting everybody involved in everything.

Everyone voices an opinion and everyone listens. Then they compromise.
The word compromise is music to a Swede’s ears. Everybody gets something. Not too much and not too little. Nobody wins and nobody loses. They may agree to disagree but what they will agree on is the exact time and date of the next meeting

Agenda
Swedes stick to the agenda. They tick off each point after everybody has taken turns discussing it. They have to move quickly through the agenda as they all have another meeting planned ten minutes after this one has finished. They intensely dislike the last point on the agenda which is övriga frågor, ’any other business’. No self-respecting Swede wants to be guilty of causing the meeting to run over time. There is a distinct danger that ’any other business’ could drag on and flexibility is not a Swedish strong point.

Decision time
Swedes rarely say yes or no. This means that instead of saying ja or nej they say nja which means ’yes-but-no-but-yes-but’. You see, saying ’yes’ or ’no’ can lead to conflict so Swedes avoid these words and replace them with ’it depends’, ’maybe’ and ’I’ll see what I can do’.

Flexi-time
However, fair’s fair – when they’re at work they’re very effective. But not before 8.30 as they have flexi-time, and not after 4 pm, thank you, as they have to pick up the kids from play school, and not after 2 pm on Fridays, if you don’t mind, and preferably not between 1 May and 10 August.

So, there you are Swedes. A short, sharp lesson in how to realise that you are not quite as normal as you think you are.

And thank goodness for that.”

Ja, Colin, du har en poäng och säkerligen är ni engelsmän väldigt normala, eller finns det en omvänd bok? Det stämmer att konsensus beslut starkt kritiseras för att det är tidskrävande och kräver en del möten och diskussioner med andra, men… när beslutet väl är taget kan du agera snabbare på det än om det varit ett påtvingat beslut utan förankring i gruppen. Amerikanska affärsman klagade på att när de förhandlade med japanska företag måste de diskutera sina idéer med alla i företaget, t o m vaktmästaren. Men när beslutet väl var taget fann amerikanerna att japanerna kunde agera så mycket snabbare eftersom alla var överens. Medan man i den amerikanska företagskulturen kämpade med interna stridigheter, enormt tidskrävande… och kanske inte bara specifikt för amerikaner?

Skönheten ligger i betraktarens öga och det gör nog det normala också. Tänk om det är så att vi alla är normalt sett onormala? Föreställ dig att alla i hela världen kunde vara överens om det – ett världsomfattande konsensusbeslut. 🙂

Eftersom det är fredag och efter klockan 14.00 passar jag på att önska dig en trevlig helg,

Petra

”Det är inte allt som räknas som går att räkna, och inte allt som går att räkna som räknas.” 
Albert Einstein

Vill du skicka den här bloggen till dina internationella kollegor? Här är länken till vår engelska blogg:
http://time4petrabrask.wordpress.com