”Titta här!” Den finska chefen visar mig sin excel-fil där hon jämför sin uppskattade planering med vad den blev i verkligheten.  ”Power Point-mallen hade gamla logon, jag spenderade tjugo minuter bara med att söka efter en liknande presentation, som en kollega gjorde förra året. Det gick en kvart för att försöka få den där jäkla rubriken att liksom flyga in över bilden. Och då var jag inte ens klar med texten!” De fräcka röda pumpsen stampar otåligt under skrivbordet samtidigt som orden lämnar hennes mun i en strid ström av konsonanter och små salivstänk.

 – Jag gissade att förberedelserna skulle ta en kvart! 

Förmågan att tidsuppskatta hur lång tid något tar har en tendens att locka fram din optimistiska sida och tanke om att allt sker ”i den bästa av världar”.

När gick allt enligt planerna senast? Har du ibland för lite (eller inga) marginaler? Varför kan det vara så svårt att tidsuppskatta en uppgift realistiskt?

Att vara tidsoptimist är mycket vanligt och något som drabbar oss alla, enligt forskarna. Vi vill hinna med mycket och ignorerar helt eller delvis alla delarna i det vi ska göra.

Att tänka tillbaka på hur lång tid det tog senast du gjorde något liknande, ger hjärnan en större chans att plocka fram en mer realistisk tidsuppskattning åt dig.

Det minskar risken för en ”5 i 12”-kultur som baseras på en ”allt-tar-15-minuter” optimism. Den typen av kultur leder inte alltför sällan till stress och dålig framförhållning i organisationer som skenar.

När våra deltagare uppmanas att fokusera på all relevant information för att tidsuppskatta sina uppgifter, märker de snabbt att deras planering blir mer exakt.

”Nu har jag reviderat min att göra-lista och kommit fram till ett enkelt sätt att räkna ut den exakta tidsåtgången.”

Jag är tillbaka i Sverige på ett av mina favoritföretag och lyssnar med värme på den erfarne teknikern. Han var mycket berest i sitt jobb och med ett charmigt vitt skägg och sina många historier hade han helt klart stått för underhållningen vid lunchen. Jag ler när jag tänker på hans berättelse om hur kollegorna i alla år insisterat på att man minsann ska köpa en flaska whisky på varje flygplats och hur han hade hela vinden full med flaskor. Han hade inte haft hjärta att berätta för kollegorna att han inte gillar whisky.

I somras hade han varit mycket bekymrad när det var så varmt. Tänk om whiskyn skulle ta eld där uppe? Och så hade det blivit ett väldigt projekt för honom och frugan att bära ner alla flaskor i källaren istället. Med tårar av skratt i ögonen var det några i kursgruppen som undrade om det inte hade varit enklare att berätta för kollegorna att han inte drack whisky..? Någon föreslog att källaren kunde vara en tänkbar plats för nästa kick-off.

Några år före pension hade han nu, efter en veckas tidsstudier kommit till en djup insikt om sin tidsuppfattning. ”Först gissade jag hur lång tid jag trodde att uppgifterna i veckan skulle ta och sedan skrev jag ner och mätte hur lång tid de faktiskt tog och nu har jag lärt mig att om jag multiplicerar min ”gissnings”-lista med pi (3,14) så får jag fram den tid det tar egentligen.”

Om du är tidsoptimist (om du andas och lever på jorden, är det rätt troligt att du är det) och ska uppskatta hur lång tid dina uppgifter tar, se till att;

1) överväga hur lång tid det tagit dig tidigare
2) ha utrymme för marginaler… om allt inte går som på räls.. (tågen gör ju det, men inte ens det hjälper…)
3) gå igenom alla steg du behöver ta för att få det gjort.

När jag växte upp bodde vi bland annat flera år på Sri Lanka (nej, mina föräldrar var inte missionärer). När vi någon gång skulle besöka en restaurang lärde vi oss snabbt att vi måste beställa maten minst två timmar innan vi blev hungriga. Då slapp vi äta oss mätta på bröd.

Åren utomlands gav mig en insikt om att marginaler är nödvändigt för att livet ska gå ihop. Trots det kan jag ibland bli för tidsoptimistisk i Sverige, för här fungerar ju allt så fantastiskt bra… när det inte är vinter.

Tack alla som har hört av sig denna vecka och varit oroliga för min hälsa. Vilken omtanke! Jag är fullt friskförklarad utan några magiska kurer. Den njursten som pockade på min uppmärksamhet, kom ut på naturlig väg.

Önskar dig en riktigt avkopplande helg med gott om marginaler!

Petra Brask utan tofflor

”TTT – Ting Tar Tid
Att ingenting planera tar ännu mera tid.”