”Vilka av de verktyg som du lärde dig på effektivitetsutbildningen har du haft mest nytta av sedan dess?” Hon sitter tyst så länge att jag nästan börjar undra. Sedan räknar hon eftertänksamt upp en lång lista med saker;

Morgontiden – vi kom överens om att alla skulle ha fokustid mellan 7.30-9.30. Därefter är det fritt fram att störa varandra. Under de två timmarna får jag gjort merparten av min att göra lista, i alla fall de viktigaste punkterna.

Tydlighet – Vikten av att tydliggöra roller och förväntningar så att jag kommer vidare i frågor utan att fastna i långa beslutsbänkar.

Oförutsett – jag bokar upp max hälften av min tid så att jag har utrymme för allt oförutsett och oplanerat som dyker upp. Förut kunde jag starta jobbet på måndagen med en helt orealistisk att göra lista, mer en önskelista faktiskt, vilket gjorde att planeringen kraschade redan innan veckan börjat.

Rutiner och vanor – för utvecklingssamtal, lönesamtal och återkommande uppgifter i kalendern. Det tar väldigt lite tid och energi när jag fått in vanan att göra saker med regelbundna intervall. Det fungerar lika bra hemma med städning och träning.

Mejlen – Alla tips som gör att lågprioriterade mejl sorteras bort automatiskt. Vilken lättnad! Alla mallar och genvägar som gör att jobbet går lättare och snabbare.

Kalendern – Jag kommer ihåg att du sa ”Står det inte i din kalender så finns det inte.” Nu kan jag använda min kalender som ett sätt att manövrera pusselbitarna i min vardag. Det blir lättare att säga ja och nej till rätt saker.

Veckoplaneringen – Den var klurigast att få till som en vana. Men nu försöker jag planera och lyfta blicken fyra veckor i taget så att jag får bättre framförhållning.

Återhämtning – Hade inte riktigt tänkt på att jag blir trött och orkar vara produktiv i maximalt 1–1,5 timme i sträck. Det var inte förrän du påpekade det innan en av rasterna under webbutbildningen som jag noterade att det stämmer. Numera boxar jag in min tid så att jag inte arbetar för länge utan rast. När jag själv börjar känna mig trött är det i regel redan försent, så när alarmet ringer blir jag påmind att ta en rast på 10 minuter. Brukar bli att jag passar på att hämta vatten eller té. Har minskat ner på kaffet avsevärt.

Närvaro – Förut försökte jag vara tillgänglig nästan jämt. Det var som att alla kände ett outtalat krav att vara det. Det var skönt när du sa att vi skulle tänka förmiddagar – egen tid och egen att göra lista och eftermiddagar – resten av världen. Det funkar inte alltid men vi har som regel att lägga möten på eftermiddagarna i den mån det går. Det har gjort att jag är mer närvarande när jag väl är tillgänglig.

Jag blir rörd när jag hör henne beskriva alla tips hon tagit till sig. Organisationen kommer att förlora en mycket kunnig, erfaren och effektiv medarbetare med ett stort engagemang i allt hon gör om hon väljer att gå i pension. Jag vänder mig till henne igen och höjer min kaffekopp till en skål. ”Jag har alltid tyckt att du är så modig som chef och ledare och i allt du gör. Stort grattis till ett nytt kapitel i ditt liv!”

Tänk om det är precis det vi behöver göra, sätta ribban högt för hur vi vill ha vårt arbetsliv och resten av dygnets timmar. Inte nöja oss med en krypande känsla av att tiden inte räcker till och att livet rinner ifrån oss. Ta oss tiden att stanna upp och reflektera; Hur har jag spenderat min tid och mitt liv hittills? Du är författaren. Du fyller sidorna. Hur önskar du att resterande kapitel i livet utvecklar sig? Vad blir ditt livs historia?

Önskar dig en helg med reflektion och närvaro

Petra Brask

”Jag tycker att ditt livspussel är alldeles för viktigt
för att du ska lägga det i någon annans händer.”
Petra Brask