För några år sedan satt jag med mina barn i TV-soffan hemma och tittade på ett barn- och ungdomsprogram som heter REA. Fantastiskt program, där ungar ställer oss vuxna till svars för våra handlingar, när de tycker att vi beter oss lite underligt (rätt ofta). I det programmet som jag fastnade i var det en pojke som åkte till sin mammas jobb och intervjuade hennes chef. Hans mamma jobbade som sjuksköterska på ett sjukhus och hade varit tvungen att jobba övertid ofta på grund av personalbrist (inte helt ovanligt) Pojken såg till att kameran riktades mot den intet ont anande chefen och stack mikrofonen under näsan på honom. ”Hej, det är så att min mamma jobbar här för dig och hon har jobbat väldigt mycket på sista tiden. Så mycket att hon missat några av mina viktigaste fotbollsmatcher och träningar. Nu undrar jag vad du tänker göra åt det?”

Under alla år som jag undersökt vad mina deltagare lägger sin tid på under arbetsveckorna har jag kommit fram till att det är förvånansvärt lika från år till år. Tiden räcker inte till för de viktigaste sakerna. Vart tar den vägen då?

Vi har en tendens att först fylla dagarna med följande tidsblock:

–       Återkommande uppgifter och rutiner (mail…)

–       Möten, möten och åter möten (och ibland utbildningar)

–       Oförutsett

Återkommande uppgifter och rutiner

Återkommande uppgifter och rutiner? Vad är det?
E-post, fakturor, tidrappor­ter, reseräkningar, planering, fikaraster mm. Din egen administration helt enkelt!

Innan våra deltagare gått vår utbildning uppskattar de att de lägger ca 1 – 2 timmar per dag på detta. Sedan inser de att mailhantering ingår och då ökar de på sin siffra med en timme till. En del frågar vad vi menar?

E-posthantering? Där ingår ju allt mitt jobb!  Då kan jag skriva 8 timmar på detta, minst!

Ja, men vi menar bara att du ska sortera e-posten i olika kategorier, det som ska göras, sparas eller det du kan kasta. Vissa saker i mejlen går fortare att svara på direkt än att flytta till din att göra-lista. I genomsnitt tar ett mejl 2 minuter att svara på. Om det har en bilaga tar det i genomsnitt 4 minuter att hantera enligt Olle Bälter, forskare på våra e-postvanor.

Möten och utbildningar
Vilka möten avses här? Gäller det även spontana möten? Nej, här menar vi möten som du har bokat in i din kalender, möten som du vet om ska komma. Vissa dagar har du heldagsmöten eller heldagsutbildningar. Jag möter sällan deltagare som tycker att de har för få möten. Genomsnittet bland våra deltagare ligger på ca 1-4 timmars möten per dag.

Oförutsedda och oplanerade uppgifter
Vad menar vi här? Vissa saker kan du egentligen förutse.

Det är ingen överraskning att din chef ringer för att stämma av saker med dig, eller dina medarbetare kikar förbi för att fråga något. Skrivaren brakar ihop och du är den enda som kan fixa det. Bengt fyller år och du får hämta tårtan för ingen annan har bil. Kunderna ska ju ha sitt, de behöver nå dig och fråga om offerten eller fakturan. Oförutsett kan ibland vara det viktigaste i ditt jobb, men du vet inte när i tiden det kommer. Du vet bara att det kommer och att du behöver ha utrymme för det, annars kommer veckan att braka ihop innan den ens har börjat.

Våra deltagare brukar uppskatta att de har någonstans mellan 1-4 timmars oförutsett per dag i genomsnitt. Chefer har oftast en högre siffra, då de ska finnas till hands för sina medarbetare.

Räkna ihop hur mycket tid av dagen du nu har spenderat. Vad har du kvar? Eller har du redan hamnat på minus?

Men vad gör det. För dagen var väl ändå avklarad nu, eller? Vad är kvar egentligen?

Just det, ditt jobb, ja! Det som står på din att göra-lista. Förberedelser inför möten, dina projekt, det som hamnade på ditt bord på senaste avdelningsmötet, kontakta kunderna, ringa, fixa, beställa, avbeställa, driva, leda, utveckla…

Om du nu tillhör de som inte fick så mycket tid kvar så finns det en lösning på problemet.

Vad gör gemene man i Sverige när vi fyllt bokhyllan med för många böcker?

Jo, då finns det ett företag som heter Ikea, som lever på att vi i Sverige hamstrar saker och har väldigt svårt för att rensa och slänga. Ikea blir väldigt glada när du har fyllt dina bokhyllor och kommer till dem och köper några nya.

Blev det lite trångt hemma? Det är lugnt då finns Shurgard och andra företag som tjänar pengar på att hyra ut utrymme till dig. Det är perfekt! För några tusenlappar per år, kan du ha hur många saker du vill.

Hur är det med din tid då? Jo, där agerar du på precis samma sätt. Du insåg kanske nu att du är en av de där som snopet noterade att tiden tog slut? Veckan fylldes med e-post, avbrott, telefon, möten, möten och åter möten och så fanns det ingen tid till dina egna projekt, din att göra lista? Det är lugnt! Du kan ju fylla på med fler timmar! Det är bara att jobba övertid.

Lättad över att ha löst problemet, bokar du in lite jobb på söndagen eller så är du riktigt diffus och bestämmer dig för att inte bestämma när du ska jobba på helgen, utan går och mal det inom dig hela fredagen, lördagen och halva söndagen innan du till slut tar tag i det på söndag kväll. Hur länge har det funnits på ditt samvete och smetat ut sig över din privata sfär då?

Du är långt ifrån ensam om att smeta ut jobbet eller åtminstone tankar på jobbet över dygnets alla timmar. Det kan inte hjälpas, så är det ju för alla. Vems tid är det du lånar av? Din egen, familjens, träning? En fundering jag har är om du får tillbaka den tiden? Inte? Ok, då kallas det inte för att låna. Det kallas för stöld.

”Jag satt stum i TV-soffan när jag tittade på den unge reportern på REA, full av beundran men också med tårar i ögonen. Jag visste inte om jag skulle skratta eller gråta. Det gjorde inte chefen på TV heller. Han stammade fram att pojkens mamma minsann fick betalt för allt hon jobbat över och att det är så här ibland. Pojken var inte nöjd med svaret och tryckte bestämt fram mikrofonen igen. ”Jaha, det har varit så här alldeles för länge nu, tycker jag, och jag vill veta vad du tänker göra åt det? Hur ska du lösa det här? Jag vill ha tillbaka min mamma.”

Jag röstar på den här pojken. Han kan bli allt han föresätter sig för han har lärt sig att ifrågasätta. Tänk om det är dags att ifrågasatta hur du använder din tid? Vänta, låt mig frasera om den frågan. Tänk om det är dags att ifrågasatta hur du tillåter andra att använda din tid?

För om livet är här och nu, kanske det finns viktigare saker du vill göra än att jobba när du är ledig?

En solig vårhelg utan dåliga samveten önskar jag dig

Petra Brask

”Om du får ett dåligt betyg i skolan så visa det för din mamma när hon pratar i telefon”
Alyesha, 13 år