När vi kommer tillbaka till jobbet efter semestern så är huvudet fullt med det vi lämnade innan semestern och som nu poppar upp. Saker som vi kanske sköt upp till efter semestern? Vi står inför någon slags startblock inför hösten och funderar på hur vi bäst ska ta vara på denna chans till ”nystart”?
1. Fånga tiden - gör en tidsbudget
Alla betraktar vi vår tid som en värdefull resurs. Lika självklart som det är att göra prognoser och budgetar med vår ekonomi, så bör vi betrakta vår tid och vår planering på samma sätt.
Höststarten är ett bra tillfälle att se över din långtidsplanering. Vilka mål har du? Vad förväntas du uppnå? Tänk efter om det finns ett antal viktiga saker som behöver göras under hösten och se till att boka in tid för dem redan nu (t ex utvecklingssamtal, budgetarbete, projekt).
2. Ha marginaler
Förstå att det kommer ske oförutsedda saker. De flesta människor är tidsoptimister och tar till för snålt med tid när de beräknar hur lång tid saker och ting ska ta. Ha marginaler, ta till lite extra, njut av att bli klar med saker i tid eller till och med före utsatt tid. Vad är det värsta som kan hända? Att du får tid över?
3. Belöning och mål
Lägg även in en del belönande mål på vägen. Det kanske låter lyxigt när du kommer tillbaka från semestern att redan nu planera in nästa, men jag tror det är viktigt att ha något att se fram emot. När blir julsemestern? Vad gör du då? Se till att den bokas in så att det inte blir någon halvmesyr eller sista sekunden-lösning.
4. Veckoreflektion
De timmar du har under en arbetsvecka ska gå jämnt ut med dina viktigaste arbetsuppgifter. Om du ständigt hamnar på minus och måste ”låna” för mycket tid av din fritid för att få jobbet att gå ihop, så behöver reflektera över hur du förvaltar dina tillgångar. Ta för vana att stanna upp i slutet av veckan och stäm av din långtidsplanering. Har det du gjort under veckan tagit dig närmre dina mål?
5. Ifrågasätt vilka möten du är med på
Vanligaste orsaken till ineffektiva möten är att deltagarna kommer oförberedda… p g a att de inte ”hinner” förbereda sig… för de har ”för många möten”. I Sverige är vi duktiga på att skapa konsensus och se till att alla är med på besluten, men det kostar mycket mötestid och vi ser gärna till att bjuda in alla till samtliga möten. Kanske med rädsla för att någon ska bli trampad på tårna för att de inte blir inbjudna? Se över de möten du deltar på, behövs alla? För vem, vilka? Är de effektiva?
6. Inkorgen i mejlen är en brevlåda - inte en "att göra-lista"
Kan det ibland vara så att det du tänkt göra under dagen försvinner till förmån för det som råkar trilla in i inkorgen? I dagens läge kan vemsomhelst få tag på din mailadress och din inbox fylls på med bråttom och viktigt samt med en hel del oväsentligheter, som du kanske ägnar dig åt av bara farten. Låt inte mejlen skapa din vecka efterhand. Se till att det är din planering som styr.
7. Se upp med tidstjuvar
I samband med att man ser över sin arbetssituation så är det väsentligt att se över eventuella tidstjuvar. Hur kan du arbeta effektivare? Självklart handlar det om din egen realistiska planering med mål och delmål, men vi är så beroende av varandra. Att bli effektivare kan handla om att se över hur du använder dina elektroniska verktyg men också om hur du samarbetar effektivt med dina kollegor och den organisation du har omkring dig.
8. Fastna inte i detaljer
Förr gick man bort i korridoren och pratade med sina kollegor, nu skickar man ett mejl till 3 – 4 personer. ”Ska vi vara med på mässan?” Och alla svarar alla – och alla svarar olika – och så är cirkusen igång. Det sker mycket dubbelarbete, många är involverade i det mesta. Alla behöver inte vara involverade i allt. ”För din info” är bra i vissa fall, men ibland skickas mycket information omkring i mejlsystemet för att vi är rädda att någon ska känna sig utanför, eller för att visa chefen att vi jobbar, eller för att sätta press på någon annan. CC-mejl har blivit ett sätt att involvera Gud och alla.
9. Sätt gränser - hjärnan behöver återhämtning
Det finns människor som checkar in på jobbet, jobbar och checkar ut igen efter 8 timmar och då är de klara för att låta familj och fritid ta vid. Men långt ifrån alla har det så. Med smartphones som har både mail, LinkedIn, Facebook och Twitter kan vi uppleva en förväntan att vi ska vara tillgängliga dygnet runt.
Det gränslösa arbetet ställer höga krav på vår förmåga att ta in information, bearbeta och förädla den, fatta beslut och genomföra dem. Din förmåga att sätta gränser blir alltmer avgörande för din hälsa.
10. Ta emot hjälp
Var inte rädd för att be om hjälp. I det informationssamhälle vi lever i är det många som behöver verktyg för att inte tappa bort sig själva och sin riktning i allt brus.
Tänk om du skulle frigöra både tid och energi på att förändra något till det bättre? Börja med det som skulle göra störst skillnad och unna dig en skön nystart inför hösten.
Önskar dig en skön helg
Petra Brask
Om man tänker efter en stund kan det hända att man kommer fram till ett mycket viktigt beslut.
