”Om det inte vore för alla dessa möten… så skulle jag ju kunna få nå’t gjort om dagarna.” säger mannen jag besöker och sjunker ner på stolen samtidigt som han suckar djupt. Den gråhårige kvalitetschefen tittar ut genom sitt kontorsfönster och får något fjärran i blicken en stund, hans axlar sjunker ner och han börjar långsamt slappna av.

Det är fredag igen och jag sitter och funderar över veckan som gått med de deltagare jag mött och inser att samtliga har pratat om att möten upplevs som en stor tidstjuv.

Kan det verkligen stämma? Är möten en tidstjuv? Eller är det bara så att vi har för många möten utan att ifrågasätta varför vi har dem alla?

I den nordiska gruppen jag jobbade med i veckan utbrast en finsk medborgare frustrerat ”Vad är det med er svenskar som gör att ni måste ha möten om allting hela tiden? Ni måste ju inneha något slags världsrekord i möten!” ”Ja!” utropar hans kollega instämmande och nickar frenetiskt. ”Det ska vara möten in i det evinnerliga tills det känns som att ni har möten om det ni ska ha möten om.”

Gruppen och jag observerar fascinerat de båda finska herrarnas upphetsning när den ena av dem verkligen vill förklara hur vi svenskar har ett så stort behov av koncensus och bekräftelse under dessa möten att han lägger armarna om sig själv och nynnar ”In Sweden we must have this tender, loving feeling oouuu…wow, wow, wow…” med någon odefinierbar musikslinga.

Jag har stått på företag år ut och år in och bett deltagare redogöra för hur man gör före, under och efter möten för att de ska bli så effektiva som möjligt och gissa vad? Samtliga deltagare på samtliga olika företag och organisationer kommer med samma förslag om vad vi ska göra. Det händer till och med att jag hittar någon gammal guideline för effektivare möten från 70-talet, som ligger och skräpar i något hörn i konferensrummet och gissa vad? Där står exakt det som deltagarna själva just föreslagit, som den geniala lösningen för att bota alla tidstjuvar kring möten.

Då har jag bara en fråga. Varför gör man inte så då?

Alla har samma problem och alla känner till lösningen och vill samma saker… Vad är det som händer däremellan??! Mellan tanke och handling??!

Jag tror mig veta…

Vanans makt… vi gör som vi alltid har gjort… kombinerat med en brist på konsekvenser.

Vad händer om vi inte är där i tid? Eller slutar i rätt tid? Vad händer om vi inte håller oss till ämnet och fattar de beslut som ska fattas? Absolut ingenting händer… mer än att någon generat mumlar att nu drog vi nog över tiden igen, hrrmm… men det var ju viktigt…

Nej, det var det förmodligen inte. Eller så var det viktigt, men kunde ha sagts mycket tidigare under mötestiden och i bara en mening.

Jag har haft turen att få åka ner till Köpenhamn och jobba med FNs inköpsorganisation. De beskrev sitt problem så här:

”Petra, vi vill ägna så många timmar som möjligt åt att rädda liv, men vi ägnar alldeles för mycket tid åt interna rutiner och möten, möten, möten… Vi har ett avdelningsmöte varje vecka som ska ta en timme, men det brukar ta två och en halv… ”

OK, sa jag, när har ni nästa avdelningsmöte? ”Imorgon.” Bra, då tillämpar ni de mötestips ni just föreslagit och så sitter jag med som observatör.

När mötet tog plats nästa dag, låg det en nervositet i luften och inköpschefen hade tagit med en stor låda choklad för att lugna nerverna. Chokladen bjöds runt bordet, medan ordförande öppnade mötet och förklarade riktlinjerna. När mötet var avslutat efter exakt 45 minuter och alla hade kommit till tals, så frågade jag deltagarna om det var något de saknade, något som inte blivit sagt, någon information som brukar komma fram på de 2,5-timmeslånga mötena?

Det blev så tyst att man kunde höra det ivriga tuggandet av choklad runt bordet och sedan skakade några på huvudet och några skrovliga röster sa ”Nej, inget som vi saknade.”

Då undrar jag vad ni brukar ägna de resterande 1 timmen och 45 minuterna åt? De tittade frågande på varandra och sedan sa en saklig dam med ursprung från Kina. ”Den resterande tiden brukar ägnas åt att säga samma sak om och om igen av olika personer.”

Det var 20 deltagare på mötet. 20 gånger 1 timme och 45 minuter är 35 timmar… per vecka… som denna grupp på FN kan ägna åt att rädda liv istället.

Tänk om alla företag gjorde så?

Denna veckan fick jag lyssna på ”Helan går.” framsjungen av två trevliga herrar som kom försent tillbaka efter rasten på en av mina utbildningar. Alla känner till konsekvenserna. Det är bara att gå fram till fröken och sjunga.

Nu är det dags att sjunga in våren och fira Valborg, även om hennes namnsdag inte är förrän den 1 maj, idag får vi istället gratulera Mariana och Ers Majestät Konungen förstås.

Grattis och trevlig Valborg!

Petra, Effektivitetskonsult

”Vi kommer att ha de här mötena, varje dag, ända tills jag förstår varför ingenting blir gjort.”
Gary Larson