Dagen efter mötte jag 100 hungriga frukostdeltagare från Lunds Universitet. De kopplade ivrigt upp sig och var så sugna på tips att de skickat iväg frågor redan före föreläsningen. Delar några av dem här;

Hur har din time management strategi utvecklats under åren? Varför fungerar vissa metoder nu och varför fungerade de inte förut samt hur upptäckte du det?  

När jag började utbilda i effektivitet på stenåldern (1995) såg jag först inte vissa deltagare då de satt bakom så stora pappershögar. Det var ofta mycket skam kopplat till denna röra och lättnaden var stor när ett belamrat rum förvandlades till ordning och reda. Självklart blev metodiken annorlunda när papper byttes till 100.000 mejl och kommunikation i många olika kanaler. Idag får vi ständigt uppdatera oss på digitala verktyg och program för att kunna bjuda våra deltagare på de effektivaste metoderna. I takt med att tekniken utvecklats har också informationflödet och stressen eskalerat. På 90-talet mötte jag en deltagare per år som satt med andan i halsen och en obehaglig känsla av otillräcklighet, på gränsen till utmattning. Nu möter jag och mina kollegor en sådan deltagare per vecka.

Varför är effektivitetsutbildning viktigt för att bli framgångsrik?

Effektivitet handlar inte om att pressa, stressa och trycka in alltför mycket under ett dygn. Det hade varit slöseri med tid att lära ut för det kan våra deltagare redan. Vår effektivitetsutbildning handlar om att hitta vägar för ett hållbart och hälsosamt arbetsliv.

När media skriver att människor har svårt att få ihop sina livspussel ger det en orättvis bild. Det förutsätter att vi har precis rätt antal bitar och borde kunna få ihop det. Väldigt sällan är det så. Det är vanligt att våra deltagare har flera uppdragsgivare och chefer som delegerar uppgifter som om mottagaren jobbar heltid med endast det projektet. Det läggs ett stort ansvar på individen att tacka ja och nej till rätt saker.

Vi noterar en stor efterfrågan på effektivitetsutbildning som ett stresshanteringsverktyg. Våra deltagare söker metoder för tidsplanering, prioritering och välmående. I perioder tar privatlivet extra utrymme och kraft, när en anhörig blir sjuk, under småbarnsåren, vid flytt och renoveringar, vid giftermål och skilsmässor. Då behöver bitarna på jobbet anpassas. I perioder behöver jobbet få större utrymme som vid bokslut, årsslut, projektstarter, högsäsonger, inför semestrar. Det som dock inte är sunt är ett konstant högtryck i privat- och jobbliv samtidigt under alltför lång tid och utan återhämtning.

Hur vet jag hur länge jag kan jobba fokuserat och när det är dags att ta rast?

När vi har möten eller lyssnar på en föreläsning kan vi hålla fokus i 52 minuter och ta in 98% av det som sägs. Därefter minskar intagningsförmågan drastiskt till 15%. Med en paus på 10 minuter kan vi komma upp i högre intagningsförmåga igen. Men det förutsätter att det verkligen är en paus där hjärnan får vila från intryck (dvs inte kolla mejl, mobil, sociala medier etc). Exempel på effektiv vila är att prata med någon kollega eller familjemedlem om du jobbar hemma, röra på dig, tomglo rakt ut i luften.

Om du sitter och jobbar själv med en uppgift kan du fokusera 1-1,5 timme innan du behöver en rast. Problemet när vi jobbar själva är att vi ofta missar våra behov för rast och upptäcker det när det redan är försent. Då kan det vara bra att använda sig av en timer eller Pomodoro-metoden för att få balans mellan fokustid och raster.

Vilka är de typiska signalerna på stress som vi lätt missar?

Vi ser ofta deltagare komma inspringade i konferensrummet som att de vara jagade av någon. Jag brukar fråga; ”Har du någon efter dig?” och de brukar skärrat kolla över axeln och sedan lättat utbrista ”Nej, det är bara jag.” Många gånger kan vi känna oss jagade av en att göra -lista som om den bestod av tio tigrar på väg att äta upp oss. Överlevnadsinstikten kan kicka in efter att man noterat alltför många mejl i inboxen. När vi redan är inne i ett stressat beteende är det svårt att stanna upp och ifrågasätta; ”Varför springer jag egentligen?”.
Det är inte bara Corona som är smittsamt. Vi brottas dessutom med ett flockbeteende där vi snabbt reagerar på kollegor som är stressade. En känsla av fara smittar tio gånger snabbare än en känsla av att allt är lugnt. Då blir vanor och rutiner för att stanna upp, utvärdera, planera och prioritera din räddning.

Du är givetis varmt välkommen att höra av dig med frågor som du önskar få besvarade. Exempel på frågor som vi fått;

Vad är en bra morgon – och kvällsrutin? (När man vaknar och ska lägga sig)

Hur ska jag planera min dag?

Jag tackar lätt ja till saker vilket kan leda till att jag har så mycket planerat att jag knappt hinner vara själv. Hur ska jag kunna säga nej till roliga saker för att få egentid?

Besvarar dem i kommande bloggar. Och som deltagarna i Österbotten skulle säga; Nu hoppas jag nog att du får en riktigt skön och avkopplande helg.

Petra Brask, Effektivitetexpert, föreläsare och författare

”Meningen med kommunikationssamhället var inte att vi skulle knäcka varandra utan att vi skulle komma varandra närmare. Det gör vi bara om helheten blir hanterbar – med människomått mätt.”
Bodil Jönsson, Proffessor Emerita, Ur boken Guld