”Hej! Du får ursäkta om det är lite rörigt här, men jag har precis kommit tillbaka från semestern och har inte hunnit komma ikapp än.” Den solbrände marknadschefen balanserar kaffekoppen i ena handen och viftar pekande med den andra handen mot det röriga skrivbordet och en överfull in-korg i mejlen.

Vad härligt med semester! När kom du tillbaka? Undrar jag nyfiket
”Vi landade inatt, faktiskt… ehh.. men jag är inte trött.”
OK, när har du satt av tid för att komma ifatt då? Frågar jag nu fundersamt
”Ehh… det har jag inte…”

Den här veckan har jag träffat en hel del chefer som hört av sig för att de behöver hjälp… med att effektivisera… sin personal. Vi har väl leende och ganska så omgående kunnat konstatera att även dessa chefer behöver hjälp för att vara en bra förebild. De som jag träffat har berättat att de ofta är på resande fot och undrar hur de ska hantera Out of office-funktionen? Vilken policy bör man ha? Och vad skriver man när man går på semester?

Det finns givetvis inget enhetligt svar, allt handlar mycket om vad du har för jobb och vilken service du behöver ge. Det finns många olika sätt att använda Frånvarohanteraren.

Den första frågan jag fick redan i måndags handlade om var man hittar Frånvarohanteraren? I menyraden klickar du på ”Verktyg” och väljer Frånvarohanteraren eller på engelska ”Tools” och ”Out of office”.

Om du funderar över vilken policy ni bör ha, så är det vanligt att använda Out of office när du inte kan hantera din e-post inom de närmaste 24 timmarna. En del har som regel att använda den när de är borta mer än en halv dag. När vi diskuterade detta på ett företag i veckan protesterade en rödhårig herre högljutt. ”Men jag är ju säljare och är nästan alltid borta från kontoret… fast jag läser mejlen när jag kommer åt – skall jag använda Frånvarohanteraren hela tiden då?” Nej, svarade jag leende ”Out of office” handlar inte om huruvida du är på en viss plats utan om du inte kan hantera e-post under en viss tidsperiod.

Vad skall man skriva i automeddelandet, då? Ja, det är ju en fråga om personlig integritet: Vem behöver veta att du är på kurs, sjuk, har semester etc.? Framför allt är det viktigt att ange vem eller vilka som kan kontaktas i akuta lägen och kontaktuppgifter till dem. Du behöver också ange om det är OK att ringa dig? I så fall är ju ett telefonnummer mycket uppskattad information.

När är det bra att använda regler eller ”rules” för Frånvarohanteraren? Undrade en ekonomichef. Ja, regler underlättar alltid, då du kanske vill styra vissa mejl automatiskt till vissa mappar – för att snabbt hitta det som trillat in under frånvaron. Du kanske vill använda  – Forward – till någon som är ställföreträdare.  Det finns också möjlighet att skicka ett skräddarsytt svar med vissa villkor.

Den vanligaste funderingen jag möter så här års är hur man ska göra med alla mejl som trillar in under sommarsemestern? Förväntas du läsa alla (ibland flera hundra eller flera tusen) när du kommer tillbaka? Jag vill då dela med mig av en deltagare som hade skrivit in följande frånvaromeddelande:

”Hej! Jag är på semester till 22 augusti och har inte möjlighet att läsa e-post. Jag kommer inte ha en chans i he..te att läsa de ni nu skickat, när jag är tillbaka, så jag föreslår att ni tar kontakt med mig igen efter den 22/8 om det fortfarande är aktuellt.

Ha en Skön sommar

Det tänker i alla fall jag ha

/Nisse”

Är jag övertydlig om jag säger att det kan vara bra att kontrollera med din chef vad som är OK att skriva? Men jag skrattade gott tillsammans med Nisse…

Jag hade en annan deltagare som undrade om det inte var fler som skulle använda frånvarohanteraren ibland, han menade på att man inte alltid är så närvarande, även om man är på jobbet. Tja, det kanske är nästa steg? Att använda frånvarohanteraren när man är lite out of mind? Vem vet vad Bill Gates hittar på för funktioner. Jag brukar mejla lite förslag till honom ibland. Bill får ca 2 miljoner mejl per dag…men en dag kanske han kommer till mina mejl…

Nu är det fredag och jag tänker snart vara Out of office till måndag, men det använder jag inte frånvarohanteraren till, för jag förutsätter att alla förstår att man inte ska jobba på helgen. Inte på mitt jobb i alla fall.

Trevlig helg,

Petra

“ You are receiving this automatic notification because I am out of the office. If I was in, chances are you wouldn’t have received anything at all.”