”Det känns som om jag missat något, eller är det bara att det är så ovant?” den ljusa värmländskan sneglar ömsom på mig och ömsom i förundran på sin tomma inbox. Samma charmtroll skrattade hjärtligt på morgonens teori-genomgång när jag förklarade att hon skulle gå hem efter att ha rensat upp allt i sin inbox och på sin att-göra lista. ”Hahaha, hur många veckor har du tänkt stanna?” sa hon på lika bred värmländska som rally-Tina i Let’s Dance.

 Hennes kollega var inte lika munter, när hon muttrade ”Det där med att göra-lista har jag slutat med. Du kan väl inte på fullt allvar mena att det är personlig effektivitet? Det är ju det mest stressande som finns att se allt man ändå inte hinner göra.”

Tillhör du dem som låter inboxen i mailen vara din agenda för dagen? Sitter du som en gråsparv och rullar den långa listan upp och ner samtidigt som du markerar de viktigaste mailen som olästa? Eller har du spritt ut din att göra-lista på några post-it lappar? Samtidigt som du har uppgifter kvar i anteckningsblocket från förra mötet? Kanske försöker du bara komma ihåg det viktigaste genom att hålla det i huvudet (lycka till)?

I så fall är du inte ensam. Förvånansvärt många av våra deltagare skriver i sina förstudier inför utbildningen om hur stressade de känner sig över att inte riktigt ha kontroll över sin tid och sina många uppgifter. De berättar att deras största tidstjuvar är de ständiga avbrotten, bristen på fokus och att de har svårt att säga nej. Det spelar ingen roll vilket land vi åker till, vilken kultur vi möter, vilken organisation eller företag. Det här är bland de största utmaningarna för de flesta.

Vad som överraskar mig varje gång är det strutsbeteende som vissa envisas med. Där man inte ens orkar se sin att göra-lista i vitögat. OK? Intressant? Det kan säkert skapa en del spännande överraskningar i livet, men det löser ju inte dina uppgifter. De finns ju där ändå, oavsett om du skriver ner dem eller inte.

Det är som att du skulle ta din månadslön och shoppa loss på stan för att sen se hur mycket pengar du har kvar, om något, till din hyra och dina lån. Oj hoppsan, det räckte inte den här månaden heller, då får jag låna. Tänk om du var lika slösaktig med dina pengar som du kan vara med din tid? Då blir det Lyxfällan nästa.

Hur får vi bukt med det här slöseriet av tid och resurser då? Ja, lösningen är inte att skriva en enda lång att göra-lista som du bara hinner bocka av fem punkter i veckan på. Det låter mer som en önskelista och det får du gärna göra till jul och till du fyller år, men på jobbet behöver du prioritera.

Det tips som fungerar för de flesta är att samla uppgifterna på ett ställe och sedan dela upp dem i några olika kategorier, exempelvis

1. Prio 1
2. Prio 2
3. Prio 3
4. Bevakning/Uppföljning
5. Privat

Detta brukar göra hjärnan lugn, för då vet du i alla fall vilka som är uppgifter som är din första prioritet under veckan och är mån om att bocka av dem först. Ta för vana att sätta av tid för de saker som tar 20 minuter eller mer i din kalender, så att du vet vad du ska säga ja eller nej till när någon kommer med fler uppgifter. Du måste kunna vikta och jämföra.

En del höjer ögonbrynen över att de ska ha en privat kategori och menar att den listan ska väl ändå inte finnas med på jobbet? Förvisso, har du säkert en prio-lista hemma, men det finns vissa saker som snurrar i ditt huvud under arbetstid, som att ringa tandläkaren eller elbolaget eller vad det nu kan vara som måste göras under dagtid. Se till att du får ut de tankarna ur huvudet. Det är betydligt större chans att det blir gjort i tid då och dessutom ökar det din fokus på det andra du ska hinna med under arbetstid.

Hemma har vi just nu ett ordnat kaos i vardagsrummet. Flyttkartongerna trängs med varandra och på kylskåpsdörren sitter en sliten checklista över hela projektet. Barnen skriver färgglada innehållsförteckningar och ritar små symboler som beskriver innehållet. I mitt huvud förbannar jag mig själv för att jag drog igång det här projektet just som det är högsäsong på jobbet. Men sen tänker jag att det kommer vara värt det när semestern väl kommer och jag ligger där på stranden med min ljudbok, nöjd över att ha alla saker på plats.

Barnen nynnar sommarsånger och jag inser att det bara är en månad till skolavslutning. En månad?! Hur gick det till? SMHI utlovade inget vidare väder i helgen och det passar ju oss som ska gräva längst in i förråden.

En härlig helg önskar jag dig

Petra Brask

”Det är många som gör saker rätt, men långt ifrån alla gör rätt saker.”