Det finns få saker som ger en sådan tillfredsställelse i början av året som att få rensa upp i strukturen. Nytt år är lika med ny struktur. Det känns som att ha en ouppackad ryggsäck eller ett alldeles för stökigt hus när den gamla 2017-strukturen ligger kvar en bit in i det nya året. Det går snabbt och ger en enormt befriande känsla. Något jag noterar både hos mig och våra deltagare varje år vi byter struktur är hur få mappar man faktiskt väljer att skapa för det nya året.

Så här gick det till i år;

1. Skapade en mapp under Historik som döptes till Arkiv 2017 – dit drogs alla 2017-mappar.
2. Högerklickade sedan på inboxen och skapade följande mappar;
– Arkiv 2018 – här åker det mesta in och så använder jag de förträffliga sökfunktionerna.
– Dreamteam 2018 – hit åker allt som rör mina kära kollegor.
– Ekonomi 2018 – oerhört viktig mapp som kommer till nytta när jag har möten med vår kloka ekonom, Nina.
– Kunder 2018 – här lägger jag allt som rör våra härliga deltagare och kunder – om det är en kund som vi har mycket korrespondens med så kan det hända att de får en egen mapp.
– Marknad 2018 – En hel del av det vi gör handlar om att berätta om vad vi gör – då är det skönt med en egen marknadsmapp.
– Petra 2018 – allt som rör mig personligen i jobbet men också privat, barnen, resor etc. Tidigare hade jag flera undermappar men i år är det ännu så länge bara – Ungdomsprojektet – ett nytt bokprojekt för ungdomar. Här lägger jag alla tankar och idéer kring den.

Kommer att märka om det behövs fler mappar och då får de skapas efterhand.

3. Nästa steg för oss som arbetar i Outlook är att redigera och ändra i snabbstegen, så att när du trycker på ett snabbsteg åker mejlet smidigt in i rätt mapp. Då går det så otroligt smidigt och snabbt att rensa upp i inkorgen varje dag.

4. När du rensat upp i mejlstrukturen så har du fått en riktig energikick och kan använda den till att rensa upp i resterande arkiv på din dator också. Undan med allt gammalt och skapa nya mappar för 2018.

5. När detta är gjort är det dags att ta dig an din kalender. Vilka nya goda vanor och rutiner vill du ska lysa med sin närvaro under 2018?
I min kalender står det alltid veckoreflektion på fredagar direkt på morgonen. De fredagar som blir inbokade med utbildningsuppdrag innebär en flytt eller tidigareläggning av veckoreflektionen. Reflektion innebär utvärdering av veckan som varit och planering av nästkommande tre veckor. På måndagar står det administration och ekonomi i min kalender. Var fjärde måndag träffas mina kollegor och jag efter lunch för att ha ett energigivande Kundutvecklingsmöte. Vi har inga möten om det inte utvecklar oss eller kunderna, därav namnet på mötet.
I år finns betydligt mer tid i kalendern för träning, reflektion och inspiration. Hela januari är fylld med härlig skrivtid för en bok för ungdomar och ger mig en chans att i lugn och ro starta året med goda vanor kring kost och träning. Min utmaning blir att bibehålla dessa goda vanor och rutiner när alla utbildningsuppdrag sätter igång.

Står det inte i kalendern så finns det inte. Ta din rättmätiga plats i din kalender för 2018. Det gäller att vara först på plats så att du inte lovar bort tid till andra som du inte har råd med. Se till att det är du som bestämmer över din tid.

Önskar dig en riktigt härlig start på 2018!

Allt gott

Petra Brask
Effektivitetsexpert och författare

”Cheers to a new year and another chance for us to get it right.”
Oprah Winfrey

Nyhet! Nu finns min bok; Vem bestämmer över din tid som e-bok