”När jag skulle träffa Petra första gången var jag nervös. För säkerhets skull hade jag spenderat hela helgen på att rensa upp i min inbox och jag var riktigt stolt över att det bara var 8.000 mejl kvar när hon skulle komma.” Cissi Elwin från tidningen Chef står och berättar om sitt första möte med mig inför den stora konferenssalen som är fylld till bristningsgränsen med över hundra ledare som vill bli effektivare och få loss mer tid och energi ur dygnets 24 timmar. Några håller andan och tänker sig in i situationen av att ha en effektivitetskonsult som sitter bredvid och granskar allt de gör. Åhörarna i lokalen tittar nyfiket på Cissi och mig. ”Stolt visar jag upp inboxen och tänker att Petra ska bli imponerad.” Cissi tittar menande på mig. ”Men ni anar inte vad Petra…”

Denna och förra veckan har jag fått lämna skrivarstugan på Gotland och ge mig ut och föreläsa. Jag har bland annat mött medicinska sköterskor, ingenjörer och chefer runtom i Sverige. Dessutom har jag haft meningsfulla möten med mina kära kollegor och tackat av vår unga prao, som varit behjälplig i ungdomsprojektet som vi just nu gör research för.

Jag avslutade veckan med att landa på Malmö Airport och ta mig till högst motiverade deltagare från en mängd olika länder. På kvällen åt jag middag med en tidigare deltagare som snart ska gå i pension. Fundersamt tittade jag på henne och tänker att hon inte ser ut att vara över 60 än. ”Det är flera som har googlat mitt personnummer.” säger hon och skrattar när hon ser min frågande blick ”och det är sant att jag inte riktigt är 65 än, men jag har bestämt mig för att lämna när allt är som bäst. Vill hinna njuta av livet medan jag är pigg och frisk och dessutom har min man redan gått i pension. Nu är det dags för ett nytt kapitel i mitt liv.” Jag nickar och gratulerar henne till beslutet.

Lika bra att passa på innan pensionsåldern höjs tänker jag tyst för mig själv. Med tanke på att livslängden de senaste decennierna ökar med drygt ett år per decennium, samtidigt som gruppen äldre blir allt större i förhållande till den grupp som förvärvsarbetar. Jag frågar henne vad hon kommer sakna och hon får genast blanka ögon när hon sväljer och svarar ”Kollegorna. Hela stämningen på jobbet. Vi har haft så roligt ihop.” jag nickar förstående. De är ett riktigt härligt gäng där hon jobbar. ”Vad kommer du inte sakna?” fortsätter jag. ”Alla sega möten.” utbrister hon snabbt. ”Du vet alla de där heldagsmötena där alla ska gå igenom allt och där högst en bråkdel är av intresse.” Jag nickar och höjer samtidigt på ögonbrynen. Vi behöver verkligen göra en mötesrevolution i Sverige.

”Vilka av de verktyg som du lärde dig på effektivitetsutbildningen har du haft mest nytta av sedan dess?” Hon sitter tyst så länge att jag nästan börjar undra. Sedan räknar hon eftertänksamt upp en lång lista med saker;

Morgontiden – vi kom överens om att alla skulle ha fokustid mellan 7.30-9.30. Därefter är det fritt fram att störa varandra. Under de två timmarna får jag gjort merparten av min att göra lista, i alla fall de viktigaste punkterna.

Tydlighet – Vikten av att tydliggöra roller och förväntningar så att jag kommer vidare i frågor utan att fastna i långa beslutsbänkar.

Oförutsett – jag bokar upp max hälften av min tid så att jag har utrymme för allt oförutsett och oplanerat som dyker upp. Förut kunde jag gå till jobbet på måndagen med en helt orealistisk att göra lista, mer en önskelista faktiskt, vilket gjorde att planeringen kraschade redan innan veckan börjat.

Rutiner – för utvecklingssamtal, lönesamtal och återkommande uppgifter i kalendern. Det tar väldigt lite tid och energi när jag fått in vanan att göra saker med regelbundna intervall. Det fungerar lika bra hemma med städning och träning.

Mejlen – Alla tips i Outlook som gör att lågprioriterade mejl sorteras bort automatiskt. Vilken lättnad! Alla mallar och genvägar som gör att jobbet går lättare och snabbare.

Kalendern – Jag kommer ihåg att du sa ”Står det inte i din kalender så finns det inte.” Nu kan jag använda min kalender som ett sätt att manövrera pusselbitarna i min vardag. Det blir lättare att säga ja och nej till rätt saker.

Veckoplaneringen – Den var klurigast att få till som en rutin. Men nu försöker jag planera och lyfta blicken fyra veckor i taget så att jag får bättre framförhållning.

Återhämtning – Hade inte riktigt tänkt på att jag blir trött och orkar vara produktiv i maximalt 1–1,5 timme i sträck. Det var inte förrän du påpekade det innan en av rasterna under kursdagen som jag noterade att det stämmer. Numera boxar jag in min tid så att jag inte arbetar för länge utan rast. När jag själv börjar känna mig trött är det i regel redan försent, så när alarmet ringer blir jag påmind att ta en rast på 10 minuter. Brukar bli att jag passar på att hämta vatten eller té. Har minskat ner på kaffet avsevärt.

Närvaro – Förut försökte jag vara tillgänglig nästan jämt. Det var som att alla kände ett outtalat krav att vara det. Det var skönt när du sa att vi skulle tänka förmiddagar – egen tid och egen att göra lista och eftermiddagar – resten av världen. Det funkar inte alltid men vi har som regel att lägga möten på eftermiddagarna i den mån det går. Det har gjort att jag är mer närvarande när jag väl är tillgänglig.

Jag blir rörd när jag hör henne beskriva alla tips hon tagit till sig. Organisationen kommer att förlora en mycket kunnig, erfaren och effektiv medarbetare med ett stort engagemang i allt hon gör. Jag vänder mig till henne igen och höjer min kaffekopp till en skål. ”Jag har alltid tyckt att du är så modig som chef och ledare och i allt du gör. Stort grattis till ett nytt kapitel i ditt liv!”

På vägen hem kommer jag att tänka på en annan mycket modig och proffsig ledare; Cissi Elwin. Så härligt av henne att stå där inför över hundra ledare och berätta om vårt första möte. ”Ja, men då sa jag i alla fall. Titta, Petra, bara 8.000 mejl kvar. Och Petra pekade då på en annan siffra, som jag inte hade noterat och sa lugnt; – Vad skönt att du bara fokuserar på de olästa mejlen, Cissi, för totalt har du 30.000 mejl i din inbox.” Skratten rungade i den stora salen, kanske av lättnad. Skönt att veta att det är fler som kämpar i den stora informationsfloden. ”Men när Petra var klar med mig efter två timmar så hade jag noll mejl i inkorgen.” Det går ett sus genom publiken och nu vänds alla blickar mot mig. Vem är hon? Harry Potter? Tycks de säga. Härligt Cissi, med den presentationen så har vi satt ribban lagom högt tänker jag inom mig och tar ödmjukt över ordet från tidningen Chefs VD.

Och tänk om det är precis det vi behöver göra, sätta ribban högt för hur vi vill ha vårt arbetsliv och resten av dygnets timmar. Inte nöja oss med en krypande känsla av att tiden inte räcker till och att livet rinner ifrån oss. Ta oss tiden att stanna upp och reflektera; Hur har jag spenderat min tid och mitt liv hittills? Du är författaren. Du fyller sidorna. Hur önskar du att resterande kapitel i livet utvecklar sig? Vad blir ditt livs historia.

Önskar dig en historisk helg

Petra Brask

”Jag tycker att ditt livspussel är alldeles för viktigt
för att du ska lägga det i någon annans händer.”
Petra Brask