”Du har en mapp här som heter ”Idiots” vill du ha kvar den i din nya struktur för 2011?” frågar jag nyfiket en av mina deltagare i början på veckan. Mannen, som för fullt håller på och rensar upp sin e-post och strukturerar mapparna, hejdar sig på tangenterna och tar ett djupt andetag. Sen tittar han otåligt på mig och jag tänker att min fråga skulle ha åkt in i just den mappen, om han hade fått den på mejl.

Radera och spola tillbaka…”Erase and Rewind” sjunger The Cardigans. Riktigt så drastiskt behöver det inte vara men ibland önskar du att du kunde starta om. Ibland går den önskan i uppfyllelse, mer än du är beredd på och då gäller det att ha en backup, en plan B.

Har din dator kraschat någon gång? Har du förlorat värdefull information? Har du gjort en backup på länge?

När jag ställer dessa frågor till mina deltagare, så ser de nästan rädda ut och tittar på varandra. En del blundar och ryser, andra tittar desperat på datorn, som om de vill veta om den är säker eller tänker svika dem. Det finns nästan alltid någon i gruppen som sitter helt lugn och säger. ”Jodå, det där har hänt mig, jag förlorade allt jag ägde och hade i datorn, och gick glatt upp till IT-avdelningen för jag tänkte att de har ju säkert en backup på allt. Och det hade de ju haft, om jag hade lagrat informationen på rätt ställe.”

När gjorde du själv senast en backup? 

Företaget du arbetar på bör ha rutiner och funktioner för att ”automatiskt” ta backup på dina arbetsareor och e-post (inkl. kalender och kontakter). Förutsatt att ditt företag har sådana funktioner så behöver du känna till vad som förväntas av dig. Sker det helt automatiskt eller måste du klicka på någon knapp (local folder backup), lagra i någon speciellt bibliotek/directory eller svara ja på någon fråga från något upp-poppande fönster (där du nästan alltid svarar nej för det brukar ta sådan tid…)? 

Använder ni speciella lagringsytor på server eller använder ni dokumenthanteringssystem som Sharepoint eller liknande? Känner du till skillnaden på vilka bibliotek/directory/enheter som är lokala och vilka som tillhör en server (C:, G:, H:-disken etc.)?

Vad kan du själv göra? 

Att ta backup på lokala (de som ligger på din personliga dator) dokument (så som Word- och Excel-filer) är oftast väldigt enkelt, speciellt om du har lagrat allt under Mina dokument. Markera hela Mina dokument eller de underbibliotek du vill göra backup på och kopiera till lämpligt medium (extern hårddisk eller bränn ner på CD eller DVD). Tänk på att livslängden på CD och DVD har visat sig vara begränsad. Det bästa alternativet verkar än så länge vara en extern hårddisk. 

Många företag på Internet erbjuder dessutom extern lagring via nätet. Det du måste fråga dig är om du vågar lite på sekretess, riktighet och tillgänglighet hos en sådan leverantör. 

Från Outlook och Explorer finns funktioner så att filer kan exporteras. Personliga mappfiler (inkl. e-post, kontakter, kalender), favoriter och cookies kan sparas på annat medium och sedan importeras vid återställning. 

Sedan så finns det givetvis en uppsjö backup-program som hjälper dig definiera vilka filer och kataloger som skall tas backup på och där du också kan schemalägga återkommande backup. Microsoft samt de flesta säkerhetsprogram tillhandahåller sådana funktioner.

Fördelen med dessa program är att du kan återskapa en hel hårddisk och att den andra gången du gör backup så kopierar programmet bara över det som är ändrat och nytt. Dvs det går snabbare andra gången. Nackdelen med vissa av dessa program är att själva backup-filen är en enda stor fil där du inte själva kan välja ut en enskild fil att återställa utan att gå via programmet.

När jag bytte från min gamla dator till min nya (en liten nätt s.k. Netbook)  här i början på året, var det himla bekvämt och smidigt att flytta in i den nya, tyckte min IT-guru och man. Jag tror att han blev lite imponerad (det är inte varje dag) av att jag hade inte bara en aktuell back-up av ”Mina dokument”, utan även Outlook, mina genvägar och favoriter samt cookies i Explorer. På en fredagseftermiddag hade jag tillgång till allt från min gamla dator i min nya fina och det var uppdaterat, rensat och klart. En god början på helgen och riktigt fredagsmys istället för något som kunde blivit en riktig rysare. 

Låt oss konstatera att med arkivering och backup får du inte bara en livlina för återställning om datorn går sönder, du kan också rensa ut allt gammalt och ändå ha det kvar…av nostalgiska skäl.

När du nu tar helg, kan du ju alltid fundera på hur du har det på datorn hemma och alla digitala bilder på barnen och nära och kära, dina golden moments i livet. Tänk om det är dags att göra back-up på dem? Ibland är det bra att ha en plan B för om allt kraschar vill du slippa uppleva att du hör hemma i mappen ”Idiots”.

Önskar dig en riktigt trevlig helg!

Petra Brask

”Lägg inte alla ägg i samma korg.”
Mamma