”Jag vill inte trampa någon på tårna, men jag har lyssnat på några av er här idag och ärligt talat så undrar jag om ni ens själva tror på det ni säger?” Klockan är fyra på eftermiddagen och jag sitter på Microsofts nya aktivitetsbaserade kontor. De har vunnit priset för Sveriges bästa arbetsplats tre år i rad och dagen till ära har de även vunnit priset för Sveriges snyggaste arbetsplats. Några ur personalen skämtar och säger att det måste handla om att medarbetarna ser så snygga ut. Med tanke på att en av dem håller sin presentation i en röd åtsmitande cocktailklänning, så funderar jag på om det kanske är deras ambition? Men nu flyttas istället min fokus till mannen som står längst fram i en enkel vit skjorta och jeans och ställer en självklar fråga som känns som ett knytnävslag i magen.

Det blev en vecka med hackande motor. I min kalender stod allt inbokat så snyggt och prydligt, enligt planeringskonstens alla regler. Problemet var bara att kroppen inte hängde med. Någonstans hade jag plockat upp någon bakterie som nu gjorde sig gällande. Med några ombokningar och underbart förstående deltagare lyckades jag snabbt skapa möjlighet till vila och återhämtning. Kanske var det därför jag piggnade till så snabbt och lyckades ta mig iväg till den långa seminariedagen på Microsoft där de presenterade sitt nya sätt att arbeta i en aktivitetsbaserad miljö. Det Nya Arbetslivet – DNA – är ett koncept som ursprungligen kommer från Holland.

Man kan ju undra om det var två pårökta holländare som tillsammans kom på idén.
”Du, vi river väggarna på kontoret och kastar ut alla möbler.”
– Haha, skitbra idé!
”Ingen får ha en egen arbetsplats utan alla får hänga överallt liksom. Och så bygger vi upp en kafémiljö med gratis coca-cola till alla.
– Mm, ja, och gratis kakor också. Men du var ska man ha sina grejor då? Alla papper och pärmar och skit?
”Äsch, vi kan ha skåp, som man har i plugget. Och vi ska inte ha några papper och pärmar, vi är ju ett teknikföretag.”
– Ja, jo, det är ju klart.
”Och sen har vi rum där vi har ett coolt bord och kastar in ett gäng pilatesbollar istället för stolar.”
– Fan, du är helt crazy!
”Och pingisbord och hög musik. Den som kommer dit först får välja musik.”
– Nej, men va fan, våra kollegor har så dålig musiksmak. Vi måste ha nåt rum där det är tyst också, nåt bibliotek eller så. Så får man välja det man känner för.

När Microsoft skulle introducera det nya kontoret med en öppen miljö och med valfrihet att sätta sig vart man ville, så räknade de med motstånd. Det skulle innebära en beteendeförändring för personalen, en ny kultur, ett nytt sätt att jobba.

I den gamla kontorsmiljön hade de räknat ut att 75% av skrivborden inte nyttjades samt att konferensrummen alltid var fullbokade. Man jobbade hemma om man behövde koncentrera sig och ville man vara kreativ så hyrde man hellre en plats på stan. Det innebar att Microsoft Sverige betalade för 11.600 kvadratmeter yta där väldigt lite kom till användning.

Tekniken har idag gett oss möjligheter till switching – att styra själv när och var du jobbar. Arbete är inte längre en plats du går till, utan det är något du gör.  Kontoret med ditt skrivbord har flyttat in i telefonen, i din surfplatta eller i en bärbar dator. Trots det är många kontor fortfarande utformade som att vi var tvungna att sitta fast i väggen. Långa, dammiga rader av skrivbord trängs i olika konstellationer tillsammans med några trötta yuccapalmer. Hur inspirerad är du att åka till ett sånt kontor på morgonen? Är du en av dem som säger till ungarna på lördagen. ”Vet ni vad vi gör! Vi åker till pappas kontor, så ska jag visa hur vi har det där!” Och ungarna tittar på dig som om du var klar för dårhuset. ”Bra förslag farsan, men nu ska du nog gå och vila lite.”

Microsofts förändringsledare Heléne Lidström jämför människor med majskorn. ”Vårt jobb var att få alla majskorn att poppa. Ni har säkert själva försökt poppa popcorn och insett att efter tre minuter i micron så är det ändå alltid några stycken som inte har poppat klart. Stoppar man in dem igen så bränns de bara.” Hmm… Heléne låter inte som att hon kommer från Småland? Har hon verkligen provat att stoppa in de sista majskornen i micron igen?!  Själv tycker jag att de är rätt goda som de är och brukar knapra på dem in i det sista.

När du ska göra en förändring kan du dela in människor i 20-60-20. 20% som poppar snabbt ”Kul idé! Vad bra, nu kör vi!” Sen har vi 60% som lydigt poppar enligt utsatt tid och säger att ”Ja, ja, det blir nog bra.” Men sen finns de alltid de där 20% som inte vill poppa oavsett hur mycket tid du ger dem. ”Eh, hur tänkte ni nu? Det där kommer aldrig att gå!” Och vid första utmaningen som dyker upp så säger de olycksbådande ”Vad var det jag sa?” istället för att bli kreativa och lösningsfokuserade. Det är människor som sätter sig i baksätet och utbrister ”Hur ska ni fixa det här nu då? Lycka till.” Den här gruppen har alltid väldigt rationella skäl till varför det inte kommer fungera. ”Vår avdelning är unik.”

Microsoft med Heléne i spetsen valde att göra dem ansvariga. De valde att sätta dem i förarsätet. Med en övertygande tydlighet förklarade de att ”Vi kommer att göra det här. Vi vet att det kommer att fungera och att det till och med har varit stor framgång i andra länder. Vi som ledare stöttar er. Men det är ert ansvar att som avdelning säkerställa att det går bra.” Sedan utvärderade vi och då var vi lyhörda. Men när de fått ansvaret, tilliten och delaktigheten så kan vi konstatera så här ett år senare att det gick bra.

”Det gick riktigt bra.” fortsätter Anne-Marie Andric som är HR-direktör på Microsoft och menar att nu vill de anställdas barn komma till kontoret på helgerna, för det är så coolt där. ”Och idag har vi då vunnit pris för Sveriges snyggaste arbetsplats. Ni må tro att jag är stolt att vara HR-chef här.” avslutar Anne-Marie. Sedan får hon något varmt i rösten när hon presenterar den sista föreläsaren för dagen. ”Han är numera en vän till mig och jag äääälskar honom och snart kommer ni alla att förstå varför. Han är en fantaaaaastisk människa! Det är en glääääädje att presentera Leo Razzak!”

Leo kommer fram och försvinner i en stor omfamning av den svartklädda HR-direktören. ”Fan, vad du är jobbig.” säger Leo till henne och ler stort. ”Hur har du tänkt att jag ska leva upp till det här?” Han vänder sig ut till oss i publiken. ”Jag ser att ni alla sitter med den senaste tekniken och jag har sett många powerpoints idag. Men min bästa vän är det här gamla hederliga blädderblocket.” Han drar fram ett blädderblocksställ som motvilligt flyttar sig på gnisslande hjul. Leo omfamnar det som att det var hans gamla mormor. ”Den här sviker mig aldrig.”

Jag har lyssnat på Leo tidigare, men blir ändå lika fascinerad. ”Ni svenskar tror att alla som talar med brytning, tänker med brytning också.” Hans budskap om vikten av mångfald är som ett slag i magen. Men han levererar det med mycket värme och humor när han berättar om sin numera avlidne vän, Anders Carlberg, som grundade Fryshuset i Stockholm. ”På Fryshuset gav Anders oss ungdomar möjlighet att göra det vi tycker om som att spela musik, basket, se på film, istället för att hänga på stan och tävla i att vara bäst på att vara sämst.  Anders hade många idéer. En del var så bra och så före sin tid och ingen trodde på dem. Men då tog Anders fram sitt stora draåthelvete-konto och så genomförde han dem i alla fall.”

”Det brinner för lite på för många ställen.” fortsätter Leo och menar att kris, kaos och nöd skapar nya innovationer. ”Men du måste tro på din idé för om du inte tror på den, vem ska då tro på den?”

Jag vet inte om Microsoft har ett draåthelvete-konto men jag vet i alla fall att de har ett draåthelvete-bra-kontor. Tack alla kunder, kollegor och Leo för en fantastisk vecka. På söndag är det första advent. Låt oss tända ett ljus för något vi tror på.

Önskar dig en innovativ helg

Petra Brask

”Slå dem inte på käften. Slå dem med häpnad.”
Anders Carlberg