”Hej! Hoppas ni mår bra! Här gör vi vårt bästa för att hålla liv i alla goda ting vi lärde oss under utbildningen i personlig effektivitet förra hösten. Det går bra och har förändrat vardagen på ett härligt sätt för många av oss.” Utan att jag märker det har mungiporna åkt upp när jag läser mejlet från en av våra härliga beställare. Ser honom och företaget framför mig. Det går så bra för deras verksamhet att de tvingats växa fort. De var i desperat behov av metoder för att jobba effektivare både individuellt och tillsammans. Några av dem gick redan på knäna. ”Tillströmningen av nyanställda har varit ganska stor under året och några missade tillfället med individuell coaching. Andra hade behövt en gång till. Kort sagt- vi är i behov av en uppföljning för nya såväl som etablerade medarbetare. Fråga- hur gör vi det bäst? Vi har också lanserat en verktygslåda för att hålla oss på rätt kurs med det vi lärde oss. Mitt favoritverktyg bland dessa är Braskometern som alla utsätts för en gång i månaden. Braskometern möts av allt från glada leenden till obekvämt flackande blickar…”

Hösten är här och den andas en längtan om nystart när jag är ute och utbildar nya deltagare. Ny termin = nystart av rutiner. De senaste veckorna har utöver vädrets skriftningar också bestått av kontraster med allt från Kristallengalan till begravning för min pappa. Du som är trogen läsare av bloggen har noterat att den inte kommit lika plikttrogen varje fredag. Det har att göra med prioriteringar och höjd acceptansnivå för att allt kan man inte prioritera när livet kommer med många utmaningar på en gång. Det lärde jag mig redan för fem år sedan när min mamma gick bort. Något annat som jag tog med mig från den tiden var alla mallar jag sparade för hennes begravning. Jag förstår att jag kan låta lätt morbid nu i mina pedagogiska exempel, men kan inte nog betona vikten av checklistor, rutiner och mallar, när tillvaron är fylld av känslostormar. Att då kunna öppna mappen som det står Mamma på och hitta mall för begravningsannons, förslag på dikter, program till kyrkan, val av psalmer, blommor, kista, tackkort etc gör att axlarna åker ner och jag känner att jag kommer klara av att hantera tillvaron trots många jobbleveranser.

När sedan Kristallengalan stod för dörren mitt i denna sorg höll jag på att få panik och tänka ”VAD ska jag ha på mig?” Blir alltid så svettig i sammanhang där alla är så smala, snygga och trendiga. Känner mig som en katt bland hermelinerna och blir därför inte ens förvånad när samtliga programledare vid SVTs bord hälsar artigt för att sedan spänna ögonen i mig och fråga; ”VEM är DU?” Men även den här gången kunde jag göra saker lättare för mig genom att ta samma klänning från förra året. Jag menar, ingen där kommer ihåg hur min klänning såg ut. Min man gör det i alla fall inte. Dessutom bjöd jag med min man, min bonusdotter och hennes sambo, så att jag fick vara den erfarna och de blev nykomlingarna. Njöt hela kvällen av att få vara där med min familj, i alla fall de med åldern inne. När jag efter middagen lämnade mitt SVT-bord, hade dessa trevliga programledare och journalister lyckats gräva ur mig mina bästa effektivitetstips och några reseanekdoter från Irland och Mellanöstern. John Chrispinsson tog mig i hand och sa ”Det var trevligt att träffa någon från verkligheten.”

Jag gillar också ”verkligheten”. Men nu undrade jag vad mina deltagare hade hittat på med Braskometern? Visst har jag hört om chefen som skrivit ut mitt kort och satt på skrivbordet, som en påminnelse om struktur. Jag vet också att den deltagarens fru klagade på att inte ens hon fanns med på skrivbordet. Samma chef köpte också in en stor fet (surdegs)padda i betong som han satte på skrivbordet hos de som inte höll sig till de nya effektivare rutiner som man kommit överens om. Så här efteråt är jag tacksam att han skrev ut mitt foto och inte bara skrev mitt namn på paddan. Men, Braskometer…?

Företaget Icebug tillverkar inte bara fantastiska löpskor som du kan springa med på is. Här delar de med sig av sina mallar och rutiner som vi tog fram i samband med utbildningen i personlig effektivitet.

PERSONLIGT arbetssätt och LEAN på ICEBUG

”Det här är vårt sätt att försöka överbrygga det faktum att alla inte var med på utbildningen. Vi sätter det i händerna på en nyanställd. Ansvarig chef introducerar och har sedan lite riktlinjer för hur det här följs upp med daglig avstämning de första två veckorna. Funkar någorlunda men långt ifrån perfekt. Därav anledningen till att vi vill beställa en egen utbildning till alla nyanställda och då även passa på att ge oss andra en uppföljning med Petra. ”Braskometern” J. Se nedan mejl som skickas ut före månadsmötet.”

Braskometern- Uppföljning av ’Så här jobbar vi på Icebug’.

Fråga: Om du bedömer dig själv- hur bra lyckas du personligen att efterleva våra 3 huvudverktyg vad gäller personligt arbetssätt och effektivitet under en genomsnittlig dag, d.v.s.:

• E-post. Jag gör min e-post max 3 ggr per dag

• Eget arbete till 09.30. Jag ägnar tiden fram till 09.30 åt eget arbete med mina prioriterade punkter. Undantag från detta är bokade möten

• Prio 1. Jag börjar dagen med den punkten jag har prioriterat som viktigast i min todo-lista.

 Gradera dig själv från 1-10 där 1 är ”lyckas inte alls i dagsläget” och 10 är ”klockrent”

Skicka in dina tre siffror före månadsmötet.

”Leveransen av detta är en siffra på oss som grupp. Tanken är (a) att vi poängterar vikten av att vi har fokus på detta och (b) på ett någorlunda lättsamt sätt i bästa fall ser att vi blir bättre och bättre efterhand på det vi har definierat som våra tre viktigaste delar av det vi lärde oss på kursen. Braskometern möts varje månad av allt från glada leenden till obekvämt flackande blickar… Vår senaste score är 6,0. Klart bäst sedan vi började i våras.”

Varmt tack till Tom och alla på Icebug för att vi får ta del av detta inspirerande sätt som ni tagit vara på kunskaperna och gett alla ett fortsatt stöd på arbetsplatsen. Med sådana eldsjälar förstår jag varför ni fortsätter växa i rekordfart.

Nu skulle man ju lätt kunna tänka att ”vi har ingen Tom som kan ta tag i det här på vårt företag, så därför kommer vi aldrig lyckas så bra”. Ja, visst, det är ju också en målsättning. Men tänk om man kunde bli en Tom? Eller tänk om vikten ligger i att ta del av dessa checklistor, rutiner och mallar?

Oavsett vilka jobbleveranser eller privata utmaningar du har i livet just nu, kanske dessa rutiner kan göra att just dina axlar åker ner och du känner att du kan hantera tillvaron lite enklare.

Ett annat alternativ kan ju vara att inhandla en stor fet (surdegs)padda i betong eller annat material. Men du kanske ska förklara först innan du sätter den på någons skrivbord eller köksbord, så att det inte feltolkas. ”Kom att tänka på dig, när jag såg den här.”

Önskar dig en trevlig helg och en enklare vecka

Petra Brask

”Life is really simple, but we insist on making it complicated.” Confusius