Jag minns en gång när jag utbildade på FN. Som svensk effektivitetsexpert var jag inbjuden att hålla en workshop om möteseffektivitet för ett internationellt projektteam. Rummet var fyllt av representanter från hela världen: Sverige, Italien, USA och Japan. Min uppgift? Att få alla att bli mer effektiva i sina möten och samarbeta bättre i projektet.

Jag hade förberett mig noggrant. Skickat ut en tydlig agenda i förväg, strukturerat upp en workshop där vi skulle beta av punkt efter punkt. Men när klockan passerade 09:00 började jag ana att det skulle bli en utmaning. Två av de sydeuropeiska deltagarna satt kvar i fikarummet och diskuterade något uppsluppet över en espresso. Samtidigt hade den japanske delegaten artigt intagit sin plats, tyst och avvaktande. Vår amerikanska deltagare? Han körde igång direkt med en passionerad genomgång av sina idéer – utan att vänta in någon annan.

Stämningen blev rörig. Jag kämpade för att hålla mig till agendan, men det kändes som att dirigera en symfoniorkester där alla spelade olika låtar. Italienarna tyckte att vi var alldeles för stela. Amerikanerna blev otåliga av de långa diskussionerna. Japanerna sa ingenting – och jag tolkade deras tystnad som att de höll med, när de egentligen väntade på att deras chef skulle ta ordet först.

Efter en timme satt jag där och tänkte det här kan bli mitt kortaste FN-uppdrag någonsin.

Men istället för att ge upp valde jag att göra ett experiment. Jag bad alla berätta om den värsta mötesupplevelsen de haft. Det var som att dra ur en propp – plötsligt var alla engagerade. Italienarna gestikulerade vilt, amerikanerna skrattade, japanerna nickade och fyllde på. Och där hände något magiskt – de började förstå varandra.