KURSDELTAGARE INOM HR
EN KÄNSLA AV KONTROLL
Sofie Nordlöf jobbar som HR-partner och tog initiativet att, tillsammans med sina kollegor på HR-avdelningen, starta upp ett program i personlig effektivitet, hösten 2022. De önskade ett program som innehöll två gruppseminarier och två individuella utbildnings- och uppföljningstillfällen per deltagare.
”Den stora skillnaden efter programmet är att jag upplever en känsla av kontroll.”
I HR partner-rollen behöver man hantera både ett stort informationsflöde, komplexa frågor och många akuta uppgifter. Det innebär att arbetsdagen kan ibland upplevas och kännas splittrad. Dessutom består arbetsdagen ofta av många möten med minimal tid för eget arbete, administration och e-posthantering. Målet med programmet i Personlig Effektivitet var att jobba effektivare, minska upplevd stress och skapa och bibehålla en hållbar arbetssituation.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Att få skapa en tillitsfull och utvecklande relation med mina chefer som jag stöttar. Ledarskapsprogram och utbildningar är också roliga delar i mitt arbete.
Vad är den stora skillnaden före och efter utbildningsprogrammet i Personlig Effektivitet? Vad har du haft mest nytta av?
– Den stora skillnaden efter programmet är att jag upplever en känsla av kontroll. Trots att jag har lika mycket att göra nu, som innan, så har nu var sak och uppgift sin plats och jag behöver inte ha allt i mitt huvud. Jag kan tömma mitt huvud och sortera uppgifterna där de hör hemma och ta hand om dem utifrån en prioriteringsordning.
– Det jag har haft mest nytta av är uppgiftslistan i Outlook, dvs att lägga in uppgifter och använda listan på ett mer aktivt sätt än vad jag gjorde tidigare. Förut kunde jag halvhjälpligt flagga mejl, hade pappersanteckningar lite här och var samt skrev lite i notes. Nu har jag samlat alla mina att-göra punkter på ett ställe och skriver egna att-göra direkt in i uppgiftslistan samt flaggar mina mejl på ett mer strukturerat sätt.
Varför valde ni ett utbildningsprogram i personlig effektivitet?
– Vår arbetsgivare satsar pengar på att bibehålla och utveckla hälsofrämjande aktiviteter för sina medarbetare. Och då stress var en grundorsak till dålig hälsa hos oss och det fanns en känsla av att man inte riktigt hade kontroll eller hann med sitt arbete såg vi direkt vilka tydliga positiva effekter vi skulle kunna om vi fick mer kontroll över vår arbetssituation. För att nå dit, på bästa sätt, ville vi gå en utbildning tillsammans för att skapa och lära oss samma arbetssätt och så att vi lättare kan stötta varandra i arbetet. Våra arbetsuppgifter har inte minskat idag men nu känner jag och mina kollegor att vi har kontroll på de uppgifter som flödar in och ut och vi tappar ingenting.
– Ett program som även innehåller individuell utbildning och uppföljning tvingar dig att faktiskt göra förändringarna och att jobba på dina egna utmaningar. Det funkar i alla fall så på mig. Jag kan inte ha en individuell uppföljning och ha struntat helt i det jag har lärt mig och vad jag ska göra. Det bli en form av push i rätt riktning. Sen så upplevde vi alla redan efter första seminariet en otrolig stark känsla av aha-upplevelse, vilket motiverade oss till att fortsätta framåt.
– Det var som sagt för mycket aha och bra känsla som gav oss motivationen till att fortsätta använda det nya arbetssättet. Sen är det ju så att med vissa av oss, även jag, trillar tillbaka i gamla mönster ibland, men inte alls på samma sätt som förr. Det nya arbetssättet blir till en bra vana och då tar inte den här förändringen någon energi längre. Den rullar bara på helt enkelt. Under programmet får man får tid att träna på det nya arbetssättet. Om det bara är en engångsföreläsning där man ska göra alla inställningar så är det lätt att det slutar där. Man kanske inte kommer ihåg hur man ska göra väl tillbaka i arbetsvardagen och det kanske känns krångligt. Då faller man lätt tillbaka i gamla mönster igen och någon form av falsk kontroll.
För vem hjälper den här utbildningen i Personlig effektivitet allra mest?
– Alla de som känner att de behöver äga sin agenda lite mer. När man har många olika kontaktytor, många möten och behöver hjälp att prioritera i sin kalender och planera saker inför möten. Du kanske exempelvis har en presentation som behöver förberedas. Då behöver du avsätta tid för det under din arbetstid och inte sitta med det på din fritid på kvällen. Nu när jag har fått till vanan att planera in min egen tid är jag mycket mer förberedd än tidigare.
Mer om Sofie:
- Namn: Sofie Nordlöf
- Arbete: HR-partner på en avdelning med nio personer
- Ålder: 47 år
- Bor: I Sundbyberg
- Familj: Tre barn
- Fritid: Tränar och umgås med vänner och barn
