Som samhällsläget är, behöver vi föra över alla möten vi kan virtuellt och alla vi som kan behöver jobba hemifrån. Så undviker vi bäst att sprida corona-viruset. Men hur håller man då ett bra, effektivt möte?

Här får du koll på läget och fem praktiska tips från Lena Lid Falkman, forskare vid Handelshögskolan i Stockholm och effektivitetsexpert Petra Brask, som tillsammans driver Tidspodden.

Möjligheten att mötas virtuellt har funnits länge. De gamla videokonferenserna hade verkligen en hel del problem, och många av oss idag är ännu skeptiska till möten online, då vi alltför väl minns hackande ljud, pixlade bilder, utrustning som inte var kompatibel med annan utrustning. Men nu när vi alla har ett potentiellt möte i vår smarta mobil eller laptop, så har ju tekniken blivit enklare.

Det finns mycket forskning om hur man kan leda på distans, och hur man jobbar bra tillsammans i virtuella team. En viktig faktor i detta är just att ha bra och effektiva möten virtuellt. Inte bara effektiva, utan också roliga och sociala.

Lena Lid Falkman skrev tillsammans med sin man Tomas Falkman den första boken på svenska i ämnet, Virtuella Möten – Effektiv Gränslös Kommunikation. I boken vill de sammanfatta både forsknings- och erfarenhetsbaserad kunskap kring detta. I boken finns därför både forskning, studier av sex organisationers arbete med virtuella möten, samt praktiska tips kring har man planerar, arrangerar och genomför möten.

Det finns många missuppfattningar om virtuella möten; att tekniken ”alltid” strular, att det inte kan bli lika bra som ett fysiskt möte; att det alltid är tråkigare än ett fysiskt möte; att man bara kan ha ett virtuellt möte med sådana man känner.

Ingen av dessa saker behöver faktiskt stämma. Visst strular tekniken ibland, även idag. Men vi har också brist på tålamod och blir snabbt ”teknikstressade”. Vi blir inte stressade om någon är fem minuter sen till ett möte för att trafiken krånglar. Men om någon är fem minuter sen till ett virtuellt möte för att tekniken krånglar, så har vi tappat tålamodet. Se därför online tekniken som en trafik vi behöver hantera – vi ska hitta rätt helt enkelt!

Ett virtuellt möte kan bli lika bra som ett fysiskt. Beslut tagna i ett virtuellt möte är lika giltiga som i ett fysiskt möte. Studier visar att virtuella möten faktiskt ofta blir något snabbare och att man kommer mer rakt på sak. Måste de då bli tråkigare? Nej, inte alls. Ge utrymme för småprat genom att ljud och bild igång även när ni tar en paus, så får ni chans att ta en kaffe och prata lite. Dessutom finns ju möjligheten att chatta med andra deltagare medan någon pratar; att ställa en fråga eller göra en emoji som de andra ser, utan att man stör. I ett fysiskt möte kan man ju inte kommunicera med de andra mötesdeltagarna utan att störa den som pratar, det kan man i ett virtuellt möte. Den sista missuppfattningen, att man bara kan ha bra virtuella möten med sådana man redan känner fysiskt, stämmer inte heller det. Det går att utveckla relationer till människor man bara känner virtuellt också. Lena jobbade med tre andra forskare i ett bokprojekt kring ledarskap. En av de andra satt i Holland och två forskare satt på olika ställen i USA. De mediterade tillsammans i inledningen av mötet, och växlade mellan olika sorters möte, som brainstorming; arbetsmöten; och snabba avstämningsmöten. Dessa fyra har nu blivit inte bara goda kollegor, som gjort inte bara en utan två böcker tillsammans, och har också blivit goda vänner. En av de andra forskarna har Lena träffat fysiskt, de andra två har hon fortfarande aldrig sett. Så hon vet hur de ser ut från midjan och uppåt. Hon vet mycket om deras arbetssätt, personlighet, familj och karriär. Men hon vet inte hur de luktar eller hur långa de är. Men är efter denna erfarenhet helt övertygad om kraften som finns i att jobba virtuellt.

Och du, om vi letar efter samarbetspartners online, så behöver vi ju inte jobba med den som sitter närmast, utan med dem som är bäst för uppdraget.

• Logga in tidigt i mötet. Då har du chans att prata om vädret och om hur läget är för de andra. Då får vi chans till det sociala kittet att växa också i ett virtuellt möte. Ta gärna en kafferast och småprata under tiden. Vi måste ju gå på toaletten även på virtuella möten (men ta av dig hörlurarna då).
• Lär känna tekniken. Testa funktioner som chatt, omröstning och att dela skärm. Då kommer mötet gå sömlöst.
• Led diskussionen tydligt. När vi sitter runt ett bord blir det tydligt i vilken ordning vi ska presentera oss, vi gör det helt enkelt i den ordning som vi sitter i. När vi ses online behöver istället den som leder mötet leda turtagningen: Mira, vill du börja? Kalle, nu är det din tur!
• Gör klart spelreglerna i mötet. Hur länge ska vi hålla på? Vad har vi för agenda? Då vet människor vad de kan förvänta sig.
• Backa i teknik om den krånglar. Är det inte bra bild, backa till ljud. Strular ljud, ring upp varandra istället. Telefon fungerar nästan alltid. Försök lösa teknikstrul, men krångla inte för länge, utan backa i teknik alltid.

Lena har generöst erbjudit att lotta ut tre av sina Virtuella Möten böcker. Du som delar och kommenterar detta inlägg fram till den 18 mars, 2020 är med i utlottningen och har chansen att vinna Virtuella möten. Vinnarna presenteras i vår blogg här den 20 mars, 2020.

Till sist vill vi bjuda på ett fredagsskratt! Har du haft ett dåligt virtuellt möte någon gång, så kommer du nog att känna igen dig i en eller flera saker här:

A conference call in real life

När livet kommer med utmaningar så tuffa som COVID-19 får vi istället för att ställa in – ställa om.

Önskar dig en helg och vecka med många meningsfulla virtuella möten

Lena Lid Falkman och Petra Brask