Fresh start-effekten är en välkommen draghjälp i början på året. Nytt år = nystart. Låt året börja som ett oskrivet blad där du kan fylla på med det som är viktigt för dig. Dags att ställa dig några ärliga frågor för att starta upp året på bästa sätt. Vad går livet ut på egentligen? Vad är viktigt för dig att prioritera och ge tid och utrymme för under våren? Har du rensat, vädrat och dammat ut det gamla året? Är det något du behöver göra dig av med för att få plats med något nytt i år? Passa på att rensa och strukturera i datorn, i dina (o)vanor och i dina tankar.
Tips för att få en bra start på det nya året
Var först på plats
”Står det inte i din kalender så finns det inte.” Använd kalendern som ett sätt att manövrera pusselbitarna i din vardag. Då blir det lättare att säga ja och nej till rätt saker.
Lägg en hälsosam grund i din kalender som stärker dina vanor för rörelse, reflektionstid och återhämtning. Planera in allt du vet ska hända under året. Se till att du har goda rutiner för exempelvis utvecklingssamtal, lönesamtal och återkommande uppgifter i kalendern. Det tar väldigt lite tid och energi när du fått in vanan att göra uppgifter med regelbunden intervall. Det fungerar lika bra hemma med städning och träning.
Planerar du att hybridarbeta?
Notera vilka dagar du tänkt dig arbeta hemifrån och vilka dagar du önskar vara på din arbetsplats. Stäm av med kollegorna. Behöver du resa till fler arbetsplatser? Vilka dagar passar bäst som resdagar?
Avsluta veckan med att veckoplanera
Sätt av återkommande tid för veckoplanering i slutet av varje vecka. Det brukar vara lättast att få till för de som veckoplanerar direkt på fredagsmorgonen. Ta för vana att planera och lyfta blicken fyra veckor i taget så att du får bättre framförhållning. Boka upp max hälften av din tid så att du har utrymme för allt oförutsett och oplanerat som dyker upp
Starta veckan med egen tid
Om du vet att du har gott om tid för att få en bra start på veckan, kommer du kunna koppla av och återhämta dig bättre under helgen. Undvik att starta veckan med en helt orealistisk att göra lista. En överambitiös ”önskelista” kan göra att din planering kraschar redan innan veckan börjat.
Starta dagen med fokustid
Boka in tid för att planera och reflektera i början och slutet av arbetsdagen. Vilka tre uppgifter ska du fokusera på idag? (en av dem ska vara något personligt som du mår bra av, exempelvis en lunchpromenad).
Använd morgontiden för fokusarbete. Boka in fokustid för kärnuppgifter. Gör uppgifter som liknar varandra i block och se till att få jobba ostört. Låt inte mejl och aviseringar sluka din energi genom att skapa alltför många omstarts- och uppstartssträckor.
Avsluta dagen med reflektionstid
Skriv tre frågor till dig själv som du ska besvara när du avslutar dagen exempelvis;
- Gick du i mål med de tre uppgifterna som du skulle fokusera på?
- Vad har du lärt dig?
- Vad är din vision för imorgon – dvs vad ser du för bra saker hända? (en sorts ”framgångsscenario”)
Raster gör dig effektivare
Vår hjärna orkar vara produktiv i maximalt 1–1,5 timme i sträck. Boxa in din tid så att du inte arbetar för länge utan rast. När du själv börjar känna dig trött är det i regel redan försent, så när alarmet ringer blir du påmind att ta en rast på 10 minuter. Passa på att hämta frukt, vatten, kaffe eller té. Se tips på Pomodoro-metoden nedan.
Tillgänglig jämt eller mer närvarande
Det är omöjligt att vara tillgänglig jämt. Men på många arbetsplatser är det som att alla känner ett outtalat krav att vara det.
Tänk istället;
förmiddagar – egen tid och egen att göra lista
eftermiddagar – resten av världen.
Det fungerar inte alltid men ha som regel att styra möten till eftermiddagarna i den mån det går. Det gör dig mer närvarande när du väl är tillgänglig.
Smidigare teamwork
– Tydliggör förväntningarna på dina kollegor. Ge dem återkoppling och be om feedback – vad förväntar de sig av dig? Att tydliggöra roller och förväntningar gör att ni kommer vidare i frågor utan att fastna i långa beslutsbänkar.
– Morgontiden är produktiv. Inför gemensam fokustid på morgon/fm. Kom överens om att alla har fokustid mellan exempelvis 7.30 – 9.30. Därefter är det fritt fram att störa varandra. Under de två timmarna får du gjort merparten av din att göra-lista, i alla fall de viktigaste punkterna.
– Gör utrymme för pauser och återhämtning under möten och under arbetsdagen. De organisationer som har en tidsatt (start- och sluttid) gemensam fikarast har visat sig vara effektivare. En daglig ”lättsam” kommunikation gör att vi känner oss tryggare att vända oss till varandra även vid svårare frågor. Vi blir också tryggare att säga ja och nej.
Önskar dig en god start på det nya året!
Petra Brask, effektivitetsexpert, författare och föreläsare
”Saker blir bäst för de människor som gör det bästa av hur saker och ting blir.” – Art Linkletter
Pomodoro-metoden
Hjärnan kan bli uttråkad när den vet att vi har en lång och tuff uppgift framför oss. Då kan vi med fördel använda oss av Pomodoro-metoden för att enklare komma igång. Pomodoro är italienska och betyder tomat. Italienaren Fransisco Cirillo hade en tomatliknande klocka i köket som han ställde in på 25 minuter för att komma igång med en tuff uppgift. När alarmet ringde tog han en rast på 5 minuter. Han upprepade processen tills han blev klar med sin arbetsuppgift. Det finns mängder av appar och skärmverktyg om du googlar på Pomodoro. Eller så ställer du bara alarmet på din egen klocka.
- Bestäm dig för en uppgift du önskar fokusera på. Ställ timern på 25 minuter (eller den tid du önskar)
- När alarmet ringer. Ställ ett nytt larm på 5 minuter till din paus.
- Upprepa intervallerna med fokustid 4 gånger (eller tills uppgiften är klar) och ta sedan en längre rast på 10-15 minuter.
