En tidig fredagsmorgon, när mörkret fortfarande håller sitt grepp om dagen, samlas jag och kollegorna på kontoret. Det är något magiskt över dessa morgnar, som en Luciamorgon med tända ljus, doften av nybryggt kaffe och en frukostbuffé som jag dukat upp åt mina kollegor. Vi skrattar, småpratar och laddar inför dagens höjdpunkt – frukostföreläsningen.
På andra sidan Teams-skärmen väntar deltagare med sina kaffe- och tekoppar redo att starta dagen tillsammans med oss. Vi ser deras leenden och hör deras små hälsningar i chatten. Vissa sitter tillsammans och har dukat upp egen frukost. Stämningen är varm och välkomnande. Det är en speciell känsla att starta dagen tillsammans, även om det är digitalt.
Planering är frihet🌱🤸♂️🌟
Denna gång pratade vi om hur planering och struktur inte behöver vara tråkigt eller stelt. Tvärtom – det kan skapa frihet och utrymme för kreativitet. Struktur handlar inte om att ta bort spontaniteten i livet, utan om att ge den en tydlig plats. Genom att lägga en grund av rutiner och vanor kan vi frigöra tid och energi för det som verkligen betyder något.
Jag började med att reflektera över varför vi egentligen planerar. Är det för att hinna mer? Nej, det är för att påverka hur vi upplever vår tid. Tid är ett tänjbart begrepp – ibland känns en timme som en evighet, andra gånger som en sekund. När vi planerar kan vi skapa den upplevelse vi önskar.
Jag började med att reflektera över varför vi egentligen planerar. Är det för att hinna mer? Nej, det är för att påverka hur vi upplever vår tid.
Frukostföreläsningen Planera & Strukturera – stressa mindre i vardagen ritades av Åsa Emås från Tusch och Krita.
FOKUS I EN DISTRAHERAD VÄRLD
En av de största utmaningarna idag är att hålla fokus. Vi lever i en värld där vi konstant bombarderas med information. Därför presenterade vi konceptet ”fokusbubblan” – en plats där vi kan kliva in och stänga ute distraktioner. Det är här vi kan använda tekniker som Pomodoro-metoden för att arbeta fokuserat, eller skapa ”fokusblock” i kalendern för våra viktigaste uppgifter.
Men det handlar inte bara om att skapa fokus – utan också om att skydda det. Här blev diskussionen i chatten livlig. Deltagarna delade med sig av sina egna strategier: allt från att ta korta promenader för att rensa huvudet, till att använda färgkodning i kalendern för att snabbt få en överblick över veckan.
GSK-METODEN - GÖRA, SPARA, KASTA
Vår kollega, Jan Winstedt, presenterade GSK-metoden, en enkel men kraftfull strategi för att hantera information. Varje gång du får en ny uppgift eller e-post, fråga dig själv: Ska jag göra det direkt? Spara det på rätt ställe? Eller kasta det? Genom att fatta beslut i stunden undviker vi att samla på oss en mental ”to-do”-lista som bara växer.
Det här ledde till en insikt om hur mycket energi hjärnan faktiskt slukar. Varje obeslutat mejl, varje ouppklarad tanke tar plats i vårt medvetande och ökar vår stress. Genom att använda GSK-metoden kan vi frigöra hjärnkraft till det som verkligen kräver vår uppmärksamhet.
RUTINER, VANOR OCH RITUALER
En annan viktig del av föreläsningen var vikten av rutiner. ”Rutiner är hjärnans bästa vän – de sparar energi och minskar beslutströtthet.” sa vår kollega Ingrid Hegg. När hon frågade vår kollega Jan om han har några goda vanor berättade han att han alltid börjar sin dag med en frisk morgonpromenad. För honom är det som att börja dagen med semester. Ingrid fortsatte med att dela med sig av många av sina goda vanor med allt från dagliga träningsritualer till sin vana att avsluta veckan med en ”fredagsreflektion” – en stund för att gå igenom vad som fungerat bra och vad som kan förbättras.
DIGITALA VERKTYG SOM STÖD
Avslutningsvis diskuterade vi hur digitala verktyg kan stärka vår planering. Många av oss använder idag verktyg som Outlook och OneNote för att hålla ordning på våra uppgifter. Men det gäller att använda dem rätt – inte som ännu en plats att samla oavslutade uppgifter, utan som en integrerad del av vår planering.
EN MORGON ATT MINNAS
När föreläsningen avslutades satt jag kvar en stund framför skärmen och läste igenom chatten. Deltagarna hade inte bara lyssnat – de hade engagerat sig, delat sina egna tips och inspirerat varandra. Frågor och idéer flödade, och det kändes som om energin från diskussionerna fyllde hela rummet. Det var som att se en gemenskap formas i realtid, trots att vi alla befann oss på olika platser.
Det påminde mig om varför vi gör det här – för att skapa möten som stärker, ger insikter och får människor att känna sig mindre ensamma i sina utmaningar. Ibland behöver vi bara en liten knuff, en enkel metod eller några uppmuntrande ord för att hitta kraften att ta kontroll över vår tid.
Så nästa gång du känner dig överväldigad av alla måsten, ge dig själv ett ögonblicks paus. Ta ett djupt andetag, och fundera på hur du kan planera och strukturera din vardag på ett sätt som passar dig. Inte för att hinna mer, utan för att skapa plats för det som är viktigt på riktigt.
Önskar dig en effektiv och närvarande vecka 🤩🙏
Petra Brask, författare, föreläsare och effektivitetsexpert
Det är inte bördan som bryter ner dig, utan sättet du bär den på.
”It is not the load that breaks you down, it’s the way you carry it.” kommer från Lou Holtz, en legendarisk amerikansk fotbollstränare och inspiratör, känd för sina motiverande tal och visdomar om livet.
POMODORO-METODEN
Pomodoro metoden är en tidshanteringsteknik som hjälper dig att arbeta fokuserat i korta intervaller, kallade ”pomodoros”, följt av korta pauser. Pomodoro-metoden är enkel att börja med och passar både på jobbet och hemma!
HUR FUNGERAR DET?
- Välj en uppgift att fokusera på.
- Ställ en timer på 25 minuter (en pomodoro).
- Arbeta fokuserat på uppgiften tills timern ringer.
- Ta en kort paus på 5 minuter.
- Efter fyra pomodoros, ta en längre paus på 15–30 minuter.
FÖRDELAR
- Hjälper till att hålla fokus och minska distraktioner.
- Ökar produktiviteten genom att dela upp arbetet i hanterbara delar.
- Skapar en balans mellan arbete och återhämtning.
TIPS FÖR ATT LYCKAS!
- Använd en fysisk timer eller en app för att hålla tiden.
- Håll dig till en uppgift per pomodoro.
- Använd pauserna för att sträcka på dig eller ta några djupa andetag.
