”Det här är väl lika intressant som att se på när färg torkar?” mumlar den engelske Servicechefen i den bruna manchesterkostymen, medan han försiktigt och tveksamt raderar ett mejl i taget ur sin överfulla in-korg. ”Petra, tror du verkligen att jag kan kasta det här mejlet?” ”Jadå!” säger jag snabbt och tänker att nu får vi nog öka tempot lite om han ska hinna igenom de andra 632 meljen…  

Den här veckan har jag rest runt och sett de mest fantasifulla förslag på hur man försöker skapa struktur i överfulla inboxar. Jag har förstått att alla efter bästa förmåga försöker upprätthålla ordning i sin mapp-struktur eller så har de helt gett upp och bara låter det ösa in i inkorgen och så får de vara kvar där ibland i tusentals tusental.

Hur skapar du en enkel struktur som går att hitta i? Är det ens möjligt? Finns det någon best practice?

Vi kan konstatera att vi lever i informationsåldern och att flödet av information ökar med 25% varje år. Det blir alltså inte bättre… Även den som har talang för struktur är snart chanslös och vi blir mer och mer hänvisade till tekniker och verktyg i våra e-postprogram för att hantera det stora inflödet. I förstudierna som alla deltagare får fylla i inför sin utbildning med mig, har jag fått fram att genomsnittet är 54 mottagna mejl per person och dag. En del stackare får långt över 100 mejl om dagen och det finns några lyckliga få som endast mottar ett tiotal.

Samtliga deltagare har gemensamt att de suckar djupt och anger mejlen som sin värsta tidstjuv och en av sina största källor till stress.

Hur strukturerar vi den då? Högst olika skulle jag säga. Mitt starkaste minne av ”struktur” i mejlen är från en deltagare och journalist som hade många likheter med en hamster. När jag vadat mig fram bland papperna som låg utslängda över hela hans kontorsgolv, satte han på sig sina stålbågade glasögon och visade stolt sin fina mappstruktur för mig. Jag tittade på den dammiga datorskärmen och kunde snart konstatera att listan av mappar var lika lång som ett hopprep och inte lika hoppfull. Jag läste att den första mappen hette ”AAAAA Jätteviktigt” och nästa mapp hette ”AAAAA Rätt så viktigt” och så fortsatte det ned till ”ÖÖÖÖÖ helt ointressant”.

Det finns stunder i mitt jobb när jag behöver samla mig och tygla mitt enorma sinne för humor. Detta var ett sådant tillfälle…

Den här veckan träffade jag en fantastiskt trevlig och noggrann norrman som hade skapat en mappstruktur lika finfördelad som ett kg finhackade nötter. Så finfördelad att när han väl klickat in sig på rätt mapp så låg det ett eller max två mejl däri. När jag påpekade det uppenbara, att man inte kan spendera så mycket tid på att stoppa in mejl i mappar, tittade han tålmodigt på mig och sa sedan förnumstigt.

”Jo, men det är kempe-grejt, då tänker jag att jag hittar allt.”

”OK, men varför har du då över 1000 mejl kvar i din in-korg? Undrade jag försiktigt och fortsatte. ”Antagligen för att du inte har tid att stoppa in dem i din finfördelade struktur?”

Tänk i större områden när du ska skapa en struktur. Fundera på vad du jobbar med (ibland kan man ju fundera…) och låt dina största och viktigaste arbetsområden bli din grundstruktur. Det som verkar fungera för de flesta är en mappstruktur på max 10 mappar i första ledet och inte fler än 3 undernivåer. Använd sökfunktionen om du behöver, istället för att ägna mer tid åt att finfördela mer än så.

Det blir allt vanligare att ha en mapp som heter ”Inbox arkiv” där man slänger ner allt möjligt OM man skulle behöva det, för att inte fastna i att behöva ta ett beslut om man ska kasta det eller inte. Med tanke på att du går tillbaka till ungefär 5% av det du någonsin sparar, så är ”kasta”-marginalen ganska stor.

Det viktigaste är att du inte fastnar och att det går en massa tid att hålla rent i din inkorg. Gör det enkelt för dig. Om det nu är så att mejlen skapar mycket stress och du just nu tillhör dem som sitter med en hel hög gamla mejl i inboxen, så har jag ett tips. Skapa en mapp som heter ”1 Inbox arkiv” (siffror leder före bokstäver och då hamnar den längst upp i din struktur) och markera alla gamla mejl och släng in dem där. Rensa de 2-3 veckornas senaste mejlen och se till att du har ordning på det du ska göra. Låt resten av historien förmultna och ägna dig åt att ha koll på din framtid.

Min närmaste framtid hägrar och jag kan tänka mig att ligga i det alltför höga gräset och bara vara i nuet medan ungarna hoppar frenetiskt på studsmattan. Det är härligt att se vilken energi de har.

Trevlig helg,
Petra

”En tom inkorg om dagen är bra för magen.”

Petra Brask