”Svårt att säga Nej” toppar listan på de vanligaste tidstjuvarna på jobbet. Vad beror det på? Vad är det som är så svårt med att säga Nej? jag funderar på att ta upp det i min blogg. Vad tror du om det, älskling?”

Det är fredag kväll och min kärlek och jag har lagat lite extra god mat och sitter och njuter av ett glas rött när han stannar upp med gaffeln på väg till munnen och med ett stort leende utbrister. ”Ska du?! Skriva om konsten att säga nej?! Du!!?”

Ibland undrar jag om Mr Gray hade rätt när han sa att vi var från olika planeter, vi män och kvinnor, men när det gäller svårigheten att säga nej, så har jag förstått att den är lika stor hos båda könen och också att den inte har några landsgränser. Det gäller också vilken yrkesgrupp jag än håller utbildning för. ”Svårt att säga Nej” toppar listan med tidstjuvar.

”Vad menar du med det? Vadå jag?! Varför skulle inte jag kunna skriva om att säga Nej?” Min man bara himlar med ögonen och lägger huvudet på sned och säger ”Vet du vad. Det är fredag och vi har en helg framför oss att bara njuta av. Låt oss diskutera det där på måndag.”

När jag så satte mig ner för att skriva började jag förstå mer och mer vad han menade. Under mina år som utbildare har jag mött tre kategorier av människor som har svårt att säga nej.

Kategori 1  – Du har missat att koppla allt du ska göra till tiden du har att göra det på. Du bokar in möten och en del andra kom-i-håg i kalendern, men glömmer att sätta av tid för de viktiga arbetsuppgifterna. När en kollega kommer och frågar om ytterligare ett möte eller ber om hjälp med något, säger du ja, för det ser ju ut att fungera tidsmässigt.

Kategori 2 – Du gillar att göra andra glada. Du vill gärna ställa upp, oaktat vad chefen säger. Du lägger ditt eget arbete åt sidan för att hjälpa andra och får till slut ägna kvällar och helger till att slutföra dina egna uppgifter. Du har en väldigt optimistisk syn på din kalender och underskattar ofta hur lång tid saker tar. (transporter, ställtid mellan möten, avbrott etc.)

Katetegori 3 – Du har koll på kalendern och strävar inte efter att vara andra till lags, men du kan bara inte säga Nej. Stressen kokar upp, du hinner inte, men hur ska du hitta argument? Du säger ”Ja, ja, det blir i alla fall inte före klockan tre. Den som frågar är inte ens din chef… fattar hon inte själv hur mycket du har att göra? Nej, hon fattar inte, suck!

Känner du igen dig? Är du kanske rentav är en kombination av alla kategorierna? Även om det är grova generaliseringar, vad får det för konsekvenser?

Kategori 1 – Tidsoptimisten som inte kan säga Nej. Du hinner inte genomföra det du skall göra och kommer sannolikt förstöra planeringen för alla andra. Det är risk att du skapar besvikelse i omgivningen.

Kategori 2 – Din vilja att vara till lags kommer göra att du personligen drabbas av stress. Konsekvensen för omgivningen när du inte hinner med är att uppgifterna drar över tiden eller att kvalitén blir lidande.

Kategori 3 – Du kan bara inte säga Nej och liksom kategori 2, drabbas du lätt av stress och potentiell utbrändhet men kan också bidra till ett obehagligt klimat, då ilska och aggression kan vila under ytan. Samtidigt som ett befriande ”Nej, jag hinner inte.” skulle lösa problemet för alla.

Vad bör du ta tag i?

Kategori 1 – dela upp din kalender i tidsblock för möten, arbetsuppgifter, rutiner och oförutsett. Se till att ha utrymme för alla delar som din arbetsdag består av. Kontrollera med din planering innan du tackar ja eller nej.

Kategori 2 – Prioritera och se att du ibland faktiskt behöver säga nej eller säga att du kan hjälpa till, men vid en rimligare tidpunkt. Hitta motiv eller argumentation som visar att du vill hjälpa till, men att din dag redan är fylld med saker som är viktigare. Det är möjligt att du inte alltid kan prioritera själv. Det är viktigt att det finns ett ledarskap, ett regelverk för hur prioriteringarna ska gå till, speciellt vid lägen av extra arbetsbörda. Jämför med en flygledare, kommer det ett plan som behöver nödlanda, så får man be de andra cirkulera. Vill nå’n diskutera fredagsfikat så får det anstå, även om det är din tur… (men för tusan du har ju inte bakat på fyra veckor…) Om du alltid säger ja till alla andra, vem är det egentligen då du säger nej till?

Kategori 3 – Allvarligt talat, det är viktigt att träna upp din förmåga att kunna säga nej. Oaktat om du är en kombination av alla 3 grupperna, så är det viktigt att kunna göra en prioritering och argumentera för den. Det krävs mod att som chef eller medarbetare säga att det här är för kort varsel, det hinner vi inte nu.

Självklart ska vi inte alla vara nej-sägande tidspessimister, den där som aldrig ställer upp, aldrig kan omplanera eller ska ha 50% omplaneringsmarginal på allting. Som med allt bör det finnas en gyllene medelväg.

Hur gör du i ditt privatliv, när barnen kommer och frågar om saker? Pappa, kan vi åka till fjällen i år? Hur tacklar du en sån fråga? Du vet att ledigheten vid julen blir kort, du kanske inte har tillräckligt med semesterdagar för sportlovet och påsken blir det svårt p g a jobbleveranser. Det finns väl inga som är så hårt dömande som barn när löften inte infrias. Och är det några vi verkligen vill vara till lags så är det våra barn.

Som förälder har du lärt dig att ge ett svar och en rimlig bedömning utan att inge falska förhoppningar. Ta med dig den kunskapen till jobbet.

Det är en härligare känsla att kunna ta till lite marginal och sedan kunna överträffa, att ha en rimlig tidsplanering med marginal. Skulle det gå snabbare är det alltid en välkommen överraskning.

Jodå, hur man ska göra vet jag, men jag erkänner att jag känner igen mig i kategori 2, jag är en riktig pleaser och jag har mycket att lära av min man som är duktig på att vara mer realistisk innan han svarar. Har ibland funderat på om det skulle hjälpa att ha några bra nej till hands?

T ex: Jag skulle gärna hjälpa dig men…

…jag måste kontrollera bäst före-datumen på mina mjölkprodukter.
…jag glömde min kropp i ett par andra kläder.
…jag känner mig obekväm när jag är ensam eller tillsammans med andra.
…jag kollar hur länge jag kan hålla igång utan att säga ”Ja.”
…jag ska leta efter en parkeringsplats.
…jag kan inte göra det på dagar som slutar på ett ”g”.
…jag är för gammal för sån’t där.

Det är fredag igen och dags för lite god mat och de mysiga samtalen. Undrar vad vi ska diskutera för blogg ikväll? Kanske något han med stort H behöver lära sig…? Det ser jag fram emot. 🙂

Vi hörs om en vecka!

Trevlig helg,

Petra ”

”Jag håller på att lära mig och ibland så tar det tid.
För vissa går det aldrig men jag tror det går för mig.
Du vet att jag har svårt att säga nej,
till dig och dig och dig.”
Bo Kaspers Orkester

In English: http://time4petrabrask.wordpress.com/2010/11/18/difficulty-to-say-no/