”Jag har en fråga.” Den gråhårige kvalitetschefen med stålbågade glasögon och beigerutig skjorta tittar uppgivet på mig. ”Jag undrar hur vi ska kunna jobba när vi blir avbrutna hela tiden? Det känns som att jag ska vara på tusen ställen samtidigt och jag hinner inte avsluta en tanke förrän jag måste påbörja en annan och så ringer telefonen samtidigt som min kvinnliga kollega försöker fånga min uppmärksamhet genom att vifta med sin rosa mobiltelefon.”
Sture suckar djupt och tittar ner i bordet med sjunkande axlar och uppgiven blick.

Det finns många tidstjuvar som stjäl vår tid och energi. Den här veckan har jag sammanställt alla förstudier inför nästa veckas utbildningar och återigen konstaterat att det finns en tidstjuv som är i ständig ledning och angiven som den största och mest tidsslukande av dem alla.

Ständigt avbruten av…

Och vad blir du avbruten av?

Telefon, kollegor, mejl, chatt, sms, påminnelse-”pling”, våra egna dåliga samveten, kunder, leverantörer… listan kan göras lång på de avbrott som räknas upp, men de absolut oftast angivna avbrotten är telefon och kollegor.

Hur ofta blir du avbruten under en arbetsdag? Hur påverkar det dig?

Enligt mina deltagares uppskattningar om avbrott under en arbetsdag, så blir en tjänsteman avbruten i genomsnitt var 8:e minut. Bodil Jönsson, Professor och Forskare på Tekniska Högskolan i Lund har skrivit många böcker i ämnet och berättar att det tar 7 minuter att komma tillbaka i djup koncentration efter att du väl har blivit avbruten. Då kan vi bara konstatera att det här är en ekvation som inte går ihop.

”Jag kan sitta och jobba med en uppgift och få börja om flera gånger för att jag tappar bort mig och inte kommer ihåg vart jag var.” suckade en elegant kvinna och företagsekonom igår ”En uppgift som jag vet borde ta en halvtimme kan hackas upp och ta en hel dag, bara för att jag inte får koncentrera mig.” hon håller andan när hon pratar om det och hennes axlar landar under öronsnibbarna av frustrationen kring att aldrig få avsluta det hon påbörjat.

Är ständiga avbrott något vi får leva med? Hör det till den tid vi lever i?

Nej, det vi kan konstatera är att avbrotten har blivit fler för att informationsflödet har ökat med 25% per år de senaste åren. Vi har många kanaler in till oss via fantastisk teknik som mobiltelefoner, mejl och chattfunktioner – för att nämna några. Det ställer krav på att vi kommer överens om guidelines för att hantera den här tekniken.

Telefonen får du lära dig att helt enkelt stänga av när du behöver koncentrationstid.

Sitter du i öppet kontorslandskap och blir avbruten av kollegor runtomkring dig kanske du behöver sätta dig någonstans där du kan stänga en dörr. Boka ett konferensrum, låna en kollegas rum, sätt dig på en tom plats, på ett våningsplan där du normalt inte jobbar . Sitter du kvar på din arbetsplats och blir avbruten av dina kollegor så fråga om de kan återkomma senare med förslag på när. Sätt hörlurar i öronen för att markera att du behöver vara ostörd.

Praktisera tydlighet med din tid – så småningom kommer det att påverka kulturen och bli mer accepterat och uppskattat av alla.

Arbeta hemifrån. Något som mer och mer praktiseras och förändrar företagens policy är att de anställda kan arbeta vissa timmar / eller ibland en hel dag, hemifrån. Det kan vara ett effektivt sätt att eliminera störningar och få kvalitet på din koncentrationstid. Det passar dock inte alla (se tidigare blogg http://petrabrask.wordpress.com/2010/02/19/delmal-forhalning-perfektionisten/ )

Undvik e-post avbrott genom att stänga av alla e-post signaler och minska antalet gånger du hanterar din e-post.

Använder ni chatt-funktioner på jobbet, så kom överens om regler för hur dessa verktyg ska användas. Tänk på att många chatt-funktioner, till exempel Communicator i Outlook, går att ställa in så att andra ser att du är upptagen och du slipper ”pling” eller ”alerts”.

Om du hängt ut hotellrummets lapp ”stör ej” på dörren eller tänt konferensrummets ”röda lampa” när du sitter i möte, så har du tydligt signalerat att du inte vill bli störd. Motsvarande funktion finns i mejlsystem, mobiltelefon och chattfunktion för att skapa den här ostörda stunden.

Jag kan då tycka att det är synd att teknik och planeringsverktyg som finns där inte blir använda på rätt sätt. För det är inte bara trist att du blir avbruten, det är också tråkigt för kunder och kollegor att känna att de stör. Använd tekniken som ett stöd för att ge dig själv chansen till en koncentrerad arbetsstund och ge dina kollegor en förståelse för ditt behov.

När du ger dig själv detta utrymme får du njuta frukten av att uppnå ett mål eller delmål utan att bli avbruten. Det är en härlig upplevelse.

En annan härlig upplevelse är att det är fredag igen och helgen nalkas. Ser fram emot att vila hjärnan i helgen och gräva ner händerna djupt i mina rabatter istället, det kallar jag avkoppling.

Trevlig, grön och skön helg önskar jag dig,

Petra

”Stress – vi har för mycket att tänka på. Eller för lite att tänka med.”
Carl Hammarén (1922-1990)