appar för samarbete

Arbetet representerar inte längre en plats – arbetet är vad vi gör. Utvecklingen går undan med ett rasande tempo. Oavsett om vi vill det eller ej så förändras våra förutsättningar ständigt. När jag, för över 30 år sedan, startade min karriär så sa man att man gick till arbetet = ett kontor. Arbetet var förknippat med en plats som du var tvungen att vara på för att kunna göra utföra ditt arbete. Idag är arbetet, för många, förknippat med något man gör, inte en plats.
 
Våra arbetsflöden har också förändrats. Från interna samarbeten inom organisationen med nära kollegor på samma avdelning och andra
avdelningar till interna och externa projektmedlemmar (externa konsulter) vidare till samarbeten med geografiskt utspridda arbetsteam – flera länder, kulturer, tidszoner och organisationer.

Allt högre krav ställs på att vara uppkopplad och utföra arbetsuppgifter var du än befinner dig. För att möta dessa nya behov finns det många nya intressanta arbetsverktyg som har utvecklats. Det är viktigt att man kan koppla ihop olika plattformar från olika leverantörer. Att vara flexibel och ha lösningar är en nödvändighet för att överleva. Det ökar också möjligheterna för flera aktörer att vara med.
 
De appar vi tar upp inom området ”Samarbetsverktyg” är endast en förlängning till din smartphone. De är egentligen större arbetssystem som du kan koppla upp dig mot. Systemen väljer du i regel inte själv utan du blir tilldelad dessa beroende på vad din arbetsgivare har beslutat att ni ska jobba med.  Ibland arbetar ni säkert i flera olika system.

 
 

Samarbetsverktyg = Collaboration = NAV
Nav* är en benämning som ofta används när man pratar om program som Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts Chat och Workplace by Facebook. Det är ett bra namn för denna typ av programvaror då de är uppbyggda precis som ett NAV för att  kommunicera och samarbeta.
 
I programmen är varje projekt uppbyggda som en central punkt, ett nav, för kommunikation, t.ex. chatt, bild och ljud. Det är ett ställe där information lagras. Informationen är öppen, dvs. alla kan se vad som händer vilket skiljer sig från när vi jobbar med egna servrar, t.ex. G:/ och mejl till personliga brevlådor.Idag mejlas information/dokument till specifika personer. Information ligger sedan i personliga inkorgar som oftast inte är tillgängliga för mer än en person.

Detta jämfört med i ett NAV där du kan jobba med olika projekt och du kan bli inbjuden att deltaga i externa projekt via olika ”NAV” program. I stället för att mejla, chattar man om ämnen i trådar. Du kan även ha video möten där mötet spelas in och kan överföras till textbaserad information automatiskt. All information är sökbar. Dokumentationen ligger centralt (inga kopior i personliga inkorgar).

OBS! Appar utvecklas hela tiden. Dessa specifikationer gällde vid det tillfälle mitt test av dessa appar genomfördes (med start december 2018 och fram till nu).

Samarbetsverktyg appar

Planner logo

Planner

4/5

Planner erbjuder ett enkelt, visuellt sätt att organisera teamarbetet på.

Med Planner blir det enkelt för teamet att skapa nya planer, organisera och tilldela uppgifter, dela filer, chatta om det pågående arbetet och få uppdateringar om hur arbetet fortskrider.
 
Organisera arbetet visuellt 
Varje plan har sin egen anslagstavla där du kan ordna uppgifter i listor (buckets). Du kan kategorisera uppgifter efter status eller efter personen de tilldelats till. Om du vill uppdatera status eller ändra tilldelning av uppgifter drar och släpper du helt enkelt uppgifter mellan kolumnerna.
 
Synlighet
Vyn Mina uppgifter innehåller en komplett lista med alla dina uppgifter och deras status för alla dina planer. När ni arbetar tillsammans på en plan vet teammedlemmar alltid vem som arbetar med vad.
 
Samarbeta
Planner är utformat för Office 365 och gör det möjligt att samarbeta med samma uppgifter, bifoga filer direkt till uppgifterna och diskutera uppgifterna utan att byta program. Med Planner finns teamets diskussioner och slutprodukter i planen istället för att hamna i olika program. 

” Planner är ett verktyg för att hålla ihop en grupps uppgifter. På ett överskådligt sätt, kan deltagarna i gruppen se status, samt vad som är gjort på respektive uppgift. Ett mycket visuellt verktyg med flera bra funktioner för att hålla koll på helheten.

Kopplingen till Teams gör att du kan ytterligare hålla ihop information och uppgifter på ett enkelt sätt. Appen är mycket bra och användarvänlig. Svajpa mellan de olika kolumnerna och se vilka uppgifter som ligger under respektive lista (bucket). Dra och släpp uppgiften till rätt ställe.
 
Vad jag skulle önska är att mina uppgifter kopplades direkt till min personliga att göra lista i Outlook, så att jag slipper ha mina uppgifter på flera ställen. Microsofts app To-Do har dock fått en lista för mina Planner uppgifter, men kopplingen till Outlook finns inte ännu.”   

2019-09-06

Trello icon

Trello

4/5

Med appen Trello kan du arbeta tillsammans i vilken grupp som helst oavsett om det handlar om en arbetsuppgift, ett sidoprojekt eller nästa familjesemester. 

Trello är en produktiv plattform utformat som en tavla med ett kort för varje uppgift. Det är lätt för gruppen att komma igång och arbeta i appen. 

  • Med Trello får du och din grupp hjälp med att vara organiserade och ni kan enkelt och snabbt både hitta och lägga in ny information 
  • Dyk ner och in i detaljer genom att lägga till kommentarer, bilagor, förfallodagar m.m. 
  • Samarbeta på projekt från början till slut
  • Integrera de appar som dina grupper redan använder direkt in i arbetsflödet
  • Trello är alltid synkroniserad med alla dina enheter.
  • Samarbeta med dina grupper var du än är, på bussen, stranden, jobbet etc… 

”En superbra app när man jobbar i gemensamma projekt. Med hjälp av Trello går det att synliggöra hela processer för varandra. Varje samarbetsyta får en egen ”Tavla”. På tavlan visas alla uppgifter som kort. Varje kort kan enkelt flyttas genom drag & drop till rätt tillhörande ”Lista”. Enkelt förklarat är detta som en Kanban tavla. Uppgifterna kan flyttas beroende på var dem befinner sig i en process.Trello är enkel att jobba med och man kommer snabbt igång. Ett annat plus är att den går länka ihop med både Slack och Teams.”

2020-02-12

Slack logo

Slack

3/5

Teamkommunikation och samarbete på ett enda ställe. Oavsett om du tillhör ett stort företag eller ett litet företag.

Slack finns på alla dina enheter, så att du kan hitta och få tillgång till ditt team och ditt egna arbete, oavsett om du sitter vid ditt skrivbord eller är på språng.

  • Kommunicera med ditt team och organisera dina samtal genom ämnen, projekt eller något annat som är viktigt för ditt arbete.
  • Skicka ett meddelande eller ring någon person eller grupp i ditt team.
  • Dela och redigera dokument och samarbeta med rätt personer. 
  • Integrera ditt arbetsflöde, de verktyg och tjänster du redan använder, inklusive Google Drive, Salesforce, Dropbox, Asana, Twitter, Zendesk m.m.
  • Sök enkelt i en central kunskapsbas som automatiskt indexerar och arkiverar teamets tidigare samtal och filer.
  • Anpassa dina meddelanden så att du fokuserar på vad som är viktigt.
  • Förbättra din tidshantering. Genom appen kan du hitta rätt balans mellan arbete och fritid. Få kontroll över din telefontid, fokustid och produktivitet.
  • Genom effektiv tidsspårning kan du få kontroll över din tid, både på din fritid och i ditt arbete. Appen spårar ditt dygn och anpassar sig till dina personliga mål och behov.
  • Appen blir som din personliga tidsassistent.

”Slack blir ett nytt sätt att arbeta på. Jag kan konstatera att mejl produktionen har minskat drastiskt. Kommunikationen blir mer rakt på sak när man jobbar i chattrådar. Det största problemet är att få alla att kommunicera via Slack. Det är så lätt att man av gammal vana skickar ett mejl i stället.

Att jobba med Slack tycker jag är bra. Det krävs dock disciplin och att alla som jobbar i Slack projekt/arbetsgrupper utbildas. Det finns mycket mer jag vill ha ut av denna ty av programvara, men det finns ingen anledning att vänta med att jobba i detta verktyg. Om man vill vara anställningsbar i framtiden, kommer det att krävas att man kan jobba med denna typ av program.
 
Jag jobbar idag i både Slack och Teams. Om jag ska jämföra dessa måste jag först ge båda tillverkarna beröm för deras appar. Båda är lätta att jobba med och fungerar bra.
 
Slack är en stabil app där du kan ha överskådlig bild över chattrådarna. Telefonmöten fungerar också bra, men tyvärr saknas det en video funktion. Gränssnittet är tydligt och du känner igen symboler för att ladda upp bilder, filer etc. 
 
Vad jag saknar i Slack är att kunna köra vidoemöten från mobilen, en kalender och att den bara finns på fem språk (ej svenska). En annan sak som stör mig mycket är att kanalerna kan bara skrivas med små bokstäver och börja alltid med hashtag (#). Känns omodernt.”

2019-04-08

OBS! Det händer mycket med utvecklingen av SLACK just nu. Jag jobbar kontinuerligt med denna programvara/app och kommer att uppdatera mina erfarenheter på den här sidan.

Teams logo

Teams

3/5

Lätt att snabbt fånga och få ner en tanke, lista, ta ett foto m.m.

Använd till egna anteckningar samt dela anteckningar med andra.

Använd ”Att göra etikett” så att du kan bocka av.

Lägg till eller ta ett nytt foto direkt in i appen. Organisera allt så att du lätt hittar det med en sökning.

Läs in ett röstmeddelande. Keep översätter sedan ljudfilen till text.

Få en påminnelse vid ett senare tillfälle om den anteckning du fångat på språng.

”Google Keep är en fantastiskt bra app för enkla snabba anteckningar. Jag använder den för att snabbt skriva ner något, göra inköpslistor och spara information som jag snabbt behöver komma åt. Den är enkel och framförallt snabb. Jag kallar den för en OneNote light app. Jag använder båda, men för de snabba tankarna/sakerna är Keep överlägsen. Funktionen där jag läser in meddelanden och Keep tolkar meddelandet och gör om det till text är mycket bra.”

2018-09-21

Min fem-i-topp applista

Nine logo

1. Nine - Det kompletta planeringssystemet

Nine är den absolut bästa och mest kompletta appen vad gäller planeringssystem för mobilen.

Task Task logo

2. TaskTask - Ha koll på dina dagliga uppgifter

Om du har en iPhone och jobbar med uppgifter i Outlook är TaskTask appen ett måste.

Atime logger

3. aTimeLogger - Planera och hantera din tid effektivare

aTimeLogger är en väldigt bra app för att mäta och ha koll på var dygnets 24 timmar tar vägen.

Weekcal logo

4. WeekCal - Planera enklare och bättre

WeekCal är nog den mest lättmanövrerade kalendern jag har testat.

One Note logo

5. OneNote - Arbeta smartare med anteckningar

OneNote är ett måste om du frågar mig. Jag använder den dagligen både i mitt privat och arbetsliv.