Effektiva appar

Samarbetsverktyg

Effektiva appar - samarbetsverktyg, Petra Brask & Partners

Effektiva appar med fokus på samarbetsverktyg är rekommendationer på appar som är en förlängning till verktygen i din smartphone då allt högre krav ställs på att vara uppkopplad och utföra arbetsuppgifter var du än befinner dig. Samarbetsverktygen är uppbyggda som ett NAV för att  kommunicera, samarbeta, chatta och dela dokument. För att möta dessa behov finns det många intressanta verktyg som har utvecklats under de senaste åren, som exempelvis Teams, Google Hangouts med flera. 

 

Samarbetsverktyg

Teams logo

Teams

5/5

Navet för samarbete i Microsoft 365 där du samordnar kontakter, innehåll och verktyg som du och ditt team behöver för bättre effektivitet och kommunikation. 

Teams app är en förlängning av möjligheten att delta i teamets aktiviteter när du är på språng. Du kan använda både den personliga chatten och kanal chattarna. Du kan delta i möten med hjälp av din smartphone, komma åt filer och annan information som finns i organisationens team och kanaler. 

”Teams har utvecklats rejält under tiden den har funnits. Idag är det en stabil app som har de flesta funktioner man kan önska sig.  Själv använder jag flitigt både den individuella chatten och kanal chatten. De flesta mötena går alldeles utmärkt att delta i med hjälp av appen. Walk and talk gör att jag kan kombinera rörelse/förflyttningar och att delta på möten. Antingen som aktiv deltagare eller som passiv deltagare. Att ha appen uppkopplad samtidigt som jag deltar på min arbetsplats gör att jag kan använda smartphonen för att till exempel läsa chattar och arbetsplatsen för att följa med på föreläsningen/mötet. Att snabbt plocka fram information i Excel, Word eller PowerPoint  filer använder jag flitigt.”

21 september 2022 

Planner logo

Planner

4/5

Planner erbjuder ett enkelt, visuellt sätt att organisera teamarbetet på.

Med Planner blir det enkelt för teamet att skapa nya planer, organisera och tilldela uppgifter, dela filer, chatta om det pågående arbetet och få uppdateringar om hur arbetet fortskrider.
 
Organisera arbetet visuellt 
Varje plan har sin egen anslagstavla där du kan ordna uppgifter i listor (buckets). Du kan kategorisera uppgifter efter status eller efter personen de tilldelats till. Om du vill uppdatera status eller ändra tilldelning av uppgifter drar och släpper du helt enkelt uppgifter mellan kolumnerna.
 
Synlighet
Vyn Mina uppgifter innehåller en komplett lista med alla dina uppgifter och deras status för alla dina planer. När ni arbetar tillsammans på en plan vet teammedlemmar alltid vem som arbetar med vad.
 
Samarbeta
Planner är utformat för Office 365 och gör det möjligt att samarbeta med samma uppgifter, bifoga filer direkt till uppgifterna och diskutera uppgifterna utan att byta program. Med Planner finns teamets diskussioner och slutprodukter i planen istället för att hamna i olika program. 

” Planner är ett verktyg för att hålla ihop en grupps uppgifter. På ett överskådligt sätt, kan deltagarna i gruppen se status, samt vad som är gjort på respektive uppgift. Ett mycket visuellt verktyg med flera bra funktioner för att hålla koll på helheten.

Kopplingen till Teams gör att du kan ytterligare hålla ihop information och uppgifter på ett enkelt sätt. Appen är mycket bra och användarvänlig. Svajpa mellan de olika kolumnerna och se vilka uppgifter som ligger under respektive lista (bucket). Dra och släpp uppgiften till rätt ställe.
 
Vad jag skulle önska är att mina uppgifter kopplades direkt till min personliga att göra lista i Outlook, så att jag slipper ha mina uppgifter på flera ställen. Microsofts app To-Do har dock fått en lista för mina Planner uppgifter, men kopplingen till Outlook finns inte ännu.”   

2019-09-06

Trello icon

Trello

4/5

Med appen Trello kan du arbeta tillsammans i vilken grupp som helst oavsett om det handlar om en arbetsuppgift, ett sidoprojekt eller nästa familjesemester. 

Trello är en produktiv plattform utformat som en tavla med ett kort för varje uppgift. Det är lätt för gruppen att komma igång och arbeta i appen. 

  • Med Trello får du och din grupp hjälp med att vara organiserade och ni kan enkelt och snabbt både hitta och lägga in ny information 
  • Dyk ner och in i detaljer genom att lägga till kommentarer, bilagor, förfallodagar m.m. 
  • Samarbeta på projekt från början till slut
  • Integrera de appar som dina grupper redan använder direkt in i arbetsflödet
  • Trello är alltid synkroniserad med alla dina enheter.
  • Samarbeta med dina grupper var du än är, på bussen, stranden, jobbet etc… 

”En superbra app när man jobbar i gemensamma projekt. Med hjälp av Trello går det att synliggöra hela processer för varandra. Varje samarbetsyta får en egen ”Tavla”. På tavlan visas alla uppgifter som kort. Varje kort kan enkelt flyttas genom drag & drop till rätt tillhörande ”Lista”. Enkelt förklarat är detta som en Kanban tavla. Uppgifterna kan flyttas beroende på var dem befinner sig i en process.Trello är enkel att jobba med och man kommer snabbt igång. Ett annat plus är att den går länka ihop med både Slack och Teams.”

2020-02-12

Slack logo

Slack

3/5

Teamkommunikation och samarbete på ett enda ställe. Oavsett om du tillhör ett stort företag eller ett litet företag.

Slack finns på alla dina enheter, så att du kan hitta och få tillgång till ditt team och ditt egna arbete, oavsett om du sitter vid ditt skrivbord eller är på språng.

  • Kommunicera med ditt team och organisera dina samtal genom ämnen, projekt eller något annat som är viktigt för ditt arbete.
  • Skicka ett meddelande eller ring någon person eller grupp i ditt team.
  • Dela och redigera dokument och samarbeta med rätt personer. 
  • Integrera ditt arbetsflöde, de verktyg och tjänster du redan använder, inklusive Google Drive, Salesforce, Dropbox, Asana, Twitter, Zendesk m.m.
  • Sök enkelt i en central kunskapsbas som automatiskt indexerar och arkiverar teamets tidigare samtal och filer.
  • Anpassa dina meddelanden så att du fokuserar på vad som är viktigt.
  • Förbättra din tidshantering. Genom appen kan du hitta rätt balans mellan arbete och fritid. Få kontroll över din telefontid, fokustid och produktivitet.
  • Genom effektiv tidsspårning kan du få kontroll över din tid, både på din fritid och i ditt arbete. Appen spårar ditt dygn och anpassar sig till dina personliga mål och behov.
  • Appen blir som din personliga tidsassistent.

”Slack blir ett nytt sätt att arbeta på. Jag kan konstatera att mejl produktionen har minskat drastiskt. Kommunikationen blir mer rakt på sak när man jobbar i chattrådar. Det största problemet är att få alla att kommunicera via Slack. Det är så lätt att man av gammal vana skickar ett mejl i stället.

Att jobba med Slack tycker jag är bra. Det krävs dock disciplin och att alla som jobbar i Slack projekt/arbetsgrupper utbildas. Det finns mycket mer jag vill ha ut av denna ty av programvara, men det finns ingen anledning att vänta med att jobba i detta verktyg. Om man vill vara anställningsbar i framtiden, kommer det att krävas att man kan jobba med denna typ av program.
 
Jag jobbar idag i både Slack och Teams. Om jag ska jämföra dessa måste jag först ge båda tillverkarna beröm för deras appar. Båda är lätta att jobba med och fungerar bra.
 
Slack är en stabil app där du kan ha överskådlig bild över chattrådarna. Telefonmöten fungerar också bra, men tyvärr saknas det en video funktion. Gränssnittet är tydligt och du känner igen symboler för att ladda upp bilder, filer etc. 
 
Vad jag saknar i Slack är att kunna köra vidoemöten från mobilen, en kalender och att den bara finns på fem språk (ej svenska). En annan sak som stör mig mycket är att kanalerna kan bara skrivas med små bokstäver och börja alltid med hashtag (#). Känns omodernt.”

2019-04-08

OBS! Det händer mycket med utvecklingen av SLACK just nu. Jag jobbar kontinuerligt med denna programvara/app och kommer att uppdatera mina erfarenheter på den här sidan.

Kontakta oss