Frånvarohanteraren kan befria dig från kraven att vara tillgänglig så att du kan varva ner och vara ledig
När samhället öppnade upp efter pandemin blev resandet ett faktum igen. De långa köerna på Arlanda har väl knappast undgått någon. Ett annat fenomen mina kollegor och jag noterar är att våra deltagare har allt svårare att skilja på arbete och fritid. När den geografiska distansen till våra arbetsplatser och kollegor ökat har samtidigt den mentala distansen till jobbet minskat. Det här behöver inte alls vara en utmaning för dig vars strategi är att totalintegrera arbete och fritid. Jobba kan man väl göra närsom? Samtidigt finns det kollegor eller kanske en partner som mår dåligt av denna gränslösa tillvaro.
Vi fattar bättre beslut när vi är utvilade
Innebär det moderna arbetslivet att vi lär oss mixa jobb och fritid helvilt? Är samhället på väg att bli alltmer sömlöst? Vi kan i alla fall konstatera att det blivit mer sömnlöst. I industrivärlden har en tredjedel otillräckligt med sömn. Sömnforskarna predikar tålmodigt att bristande sömn gör att vi äter mer och dessutom minskar det vår ämnesomsättning. Utsövda människor anses mer attraktiva, anställningsbara och pålitliga. Dessutom fattar vi bättre beslut när vi är utvilade.
Vi närmar oss en tid när vi är många som ska varva ner och vara lediga. Men det är också en tid när en del har svårt att släppa taget om jobbet och tror att de måste vara tillgängliga. Jag tror vi alla förvånat har upplevt hur bra jorden snurrar utan oss och att vi inte är så oumbärliga som vi vill tro att vi är.
Ge din hjärna en chans att återhämta sig, varva ner och vara ledig
Hur kan du befria dig från kraven att vara tillgänglig och därmed ge din hjärna en chans att återhämta sig, varva ner och vara ledig? Här är några frågor vi fått från våra deltagare och våra svar på dem.
Mitt team är ofta på resande fot och undrar hur de ska hantera Out of office-funktionen? Vilken policy bör vi ha? Och vad skriver vi när vi går på semester? – Emelie, 34 år, mellanchef
Det finns givetvis inget enhetligt svar, allt handlar mycket om vad du har för jobb och vilken service du behöver ge. Det finns många olika sätt att använda Frånvarohanteraren.
Det är vanligt att använda Out of office när du inte kan svara på kommunikation under dagen. En del har som regel att använda den när de är borta mer än en halv dag. När vi diskuterade detta på ett företag i veckan protesterade en rödhårig herre högljutt. ”Men jag är ju säljare och är nästan alltid borta från kontoret… fast jag läser mejlen när jag kommer åt – skall jag använda Frånvarohanteraren hela tiden då?” Nej, svarade jag leende ”Out of office” handlar inte om huruvida du är på en viss plats utan om du inte kan svara eller återkomma under en viss tidsperiod.
Vad skall man skriva i automeddelandet, då? Ja, det är ju en fråga om personlig integritet: Vem behöver veta att du är på kurs, sjuk, har semester etc.? Framför allt är det viktigt att ange vem eller vilka som kan kontaktas i akuta lägen och kontaktuppgifter till dem. Du behöver också ange om det är OK att ringa dig? I så fall är ju ett telefonnummer mycket uppskattad information.
När är det bra att använda regler eller ”rules” för Frånvarohanteraren? – Marco, 37 år, HR-chef
Regler underlättar alltid, då du kanske vill styra vissa mejl automatiskt till vissa mappar – för att snabbt hitta det som trillat in under frånvaron. Du kanske vill använda – Forward – till någon som är ställföreträdare. Det finns också möjlighet att skicka ett skräddarsytt svar med vissa villkor.
Hur man ska jag göra med alla mejl som trillar in under sommarsemestern? Förväntas jag läsa alla (ibland flera hundra eller flera tusen) när jag kommer tillbaka? – Karin, 29 år, marknadsassistent
Jag vill då dela med mig av en deltagare som hade skrivit in följande frånvaromeddelande:
”Hej! Jag är på semester till 22 augusti och har inte möjlighet att läsa e-post. Jag kommer inte ha en chans i he..te att läsa de ni nu skickat, när jag är tillbaka, så jag föreslår att ni tar kontakt med mig igen efter den 22/8 om det fortfarande är aktuellt.
Ha en Skön sommar
Det tänker i alla fall jag ha
/Nisse”
Är jag övertydlig om jag säger att det kan vara bra att kontrollera med din chef vad som är OK att skriva? Men vi har deltagare som skriver en något trevligare variant av Nisses autosvar och som dessutom lägger med tips på böcker eller podcasts som de rekommenderar under ledigheten.
Behöver man använda ”out of office” över helger och långhelger? – Karin, 53 år, ekonomichef
Nej, helger och långhelger använder vi sällan frånvarohanteraren till, för vi förutsätter att alla förstår att man inte jobbar på helgen (såvida man inte har ett jobb där man gör just det).
Det handlar ju inte bara om att vara ”out of office” vi behöver tillåta oss att vara ”out of mind” och tillåta våra tankar att vandra, uppleva nya saker, vara närvarande i stunden. Det är då nya tankar får utrymme och kreativa idéer uppstår. Det är något vi alla behöver tillåta oss om vi vill komma tillbaka från ledigheten pigga, utvilade och bidra till innovation och utveckling på vår arbetsplats.
Vi önskar dig en skön ledighet!
Petra Brask med kollegor
“Och timmarna gick, junisolen fortsatte att ösa sitt frikostiga solsken över dem, och de låg där och kände sommaren som något skönt och obeskrivligt och lättjefullt i hela kroppen.”
– ur Vi på Saltkråkan
Varför är det så viktigt att få vara ledig? Innebär det moderna arbetslivet att vi lär oss mixa jobb och fritid helvilt? Är samhället på väg att bli alltmer sömlöst? Ligger du sömnlös före ledigheten och är orolig för att du är oumbärlig? Lyssna in senaste avsnittet av Tidspodden, Ledig tid med Petra Brask och Lena Lid Falkman.
Fokustiden ökar inte bara vår mentala hälsa i allmänhet utan vår prestationsförmåga i synnerhet. Välkommen till vår kostnadsfria online frukostföreläsning ”Fokusera på din fokustid” den 2 september, 2022. Anmäl dig senast den 1 september.
