HÅLLBART ARBETSLIV
5 tips för en enklare struktur
Från Choice Overload till en enklare struktur
Choice Overload är ett begrepp som blir allt vanligare. När vi möts av ett ökande antal alternativ blir det svårare för oss att välja. Det i sin tur kan resultera i att vi blir mindre nöjda med de val vi gör, vilket kan leda till att vi skjuter upp beslut och att ta tag i saker. Vår effektivitetsexpert Jan Winstedt tipsar om hur du genom en enklare struktur slipper många val, vinner tid och kan ta snabbare beslut.
Minska antalet val i din arbetsvardag
För några år sedan tog jag ett drastiskt beslut och omstrukturerade min avancerade struktur fullständigt. Med den förbättrade tekniken började jag utforska nya sätt att söka information på min dator. Istället för att strukturera mitt arbete i ett stort antal mappar, ungefär 30 stycken, reducerade jag det till endast 5 mappar för min nya struktur.
Frågan jag ställde mig var – vilken slags information behöver jag verkligen separera och ha som en separat mapp? Jag kom då fram till att jag endast behövde dessa 5 mappar.
5 tips för en enklare mappstruktur
- Spara mappen – här sparar jag det som ska arkiveras.
- CC mappen – den här mappen använder jag för alla mejl där jag endast är kopierad, för information. Det här är en regel som du enkelt kan implementera i dina Outook inställningar.
- Läsa mappen – i den här mappen lägger jag nyhetsbrev och liknande som jag vill läsa vid ett senare tillfälle. Även den här mappen kan du enkelt göra en regel för.
- Admin mappen – en mapp för dokument och material relaterade till mina arbetsuppgifter.
- Inför mappen – här lägger jag dokument som jag kan radera så snart mina uppdrag är utförda, som exempelvis bekräftelser på resor och hotellbokningar med mera.
Snabba beslut och snabbkommandon
Den här omstrukturering har underlättat för mig att snabbt kunna fatta ett beslut om var min information ska placeras. Samtidigt kan jag även använda snabbkommandon för att utföra flera åtgärder med en enkel knapptryckning.
Exempel; Om du vill flytta ett mejl till ”Spara mappen” kan du kategorisera mejlet och samtidigt markera det som viktigt.
Jag har också blivit mer konsekvent med hur jag döper mina dokument. Vilket underlättar när jag använder sökfunktionen. Det här arbetssättet har hjälpt mig att dramatiskt minska antalet valmöjligheter och förenklat hanteringen och flödet av viktig information.
AI hjälper oss att minska antalet val
Med hjälp av AI kan vi redan nu få stöd för att minska antalet val. Till exempel ger streamingtjänster som Spotify rekommendationer baserade på vårt tidigare lyssningsbeteende, vilket ökar chanserna att vi blir nöjda med innehållet vi konsumerar.
På arbetet integreras AI mer och mer. Användare av Microsofts program har nu möjlighet att använda Copilot, som förväntas bli lika oumbärlig som andra delar av Office paketet inom några månader.
Om du vill lära dig mer hur du kan bli effektivare med hjälp av AI är du varmt välkommen till vår kostnadsfria frukostföreläsning – Bli effektivare med AI
